Anpassungen von Kontierungsobjekten und ihre Auswirkung auf die HCM-Integration

Viele Unternehmen nutzen die Umstellung auf SAP S/4HANA als Chance, ihre Systeme gründlich aufzuräumen. Dabei werden Kontierungsobjekte im ERP verändert, welche auch im HCM verwendet werden, was vielfältige Anforderungen im HCM mit sich bringt.
 
ERP und HCM sind eng miteinander verknüpft und tauschen gemeinsam Daten aus. Das Anpassen von Kontierungsobjekten im ERP führt dazu, dass auch Daten im HCM angepasst werden müssen.

Stichtag oder Historie

Eine wichtige Entscheidung im Rahmen eines solchen Anpassungsprojekts ist die Wahl der passenden Strategie: Entweder erfolgt die Umstellung über einen definierten „Stichtag“, zu dem alte und neue Strukturen im System verbleiben, oder die „Historie“-Variante wird gewählt, bei der die Historie der Kontierungsobjekte im System vollständig ersetzt wird. Diese Entscheidung hat maßgeblichen Einfluss darauf, wie ERP und HCM zukünftig zusammenarbeiten. Beide Ansätze bieten Vor- und Nachteile, abhängig von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens.

Stichtag-Variante: Doppeltes Customizing und umfassende Tests

Die Stichtag-Variante sieht vor, dass ab einem festgelegten Zeitpunkt das Customizing des Systems dupliziert wird. Das bedeutet, dass sowohl die alten als auch die neuen Personalbereiche, Buchungskreise, Kostenrechnungskreise, Kostenstellen, PSP und/oder Innenaufträge parallel existieren. Ab dem Stichtag wird das neue Customizing über die organisatorische Zuordnung (IT0001) aktiviert, während die alten Strukturen weiterhin bestehen bleiben.
 
Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass die Historie unverändert bleibt und das neue System von einem definierten Punkt an vollständig eingeführt wird. Allerdings erfordert diese Vorgehensweise umfassende Tests, da alle Prozesse – von der Abrechnung über die Zeitwirtschaft bis hin zu Schnittstellen und dem B2A Manager – überprüft werden müssen. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Umstellung reibungslos verläuft. Der Testaufwand und die notwendige Beratung sind in dieser Variante sehr hoch, da doppeltes Customizing notwendig ist.
 
Ein großer Nachteil der Stichtag-Variante ist, dass es keine Rückrechnung im HCM-System auf die alten Kontierungsobjekte gibt. Nach dem Stichtag müssen alle Abrechnungen und Buchungen auf die neuen Buchungskreise und Kostenstellen im ERP-System abgestimmt sein. Das bedeutet, dass Rückrechnungen für Abrechnungszeiträume vor dem Stichtag nicht mehr auf den alten Kontierungsobjekten im HCM erfolgen können.

Historie-Variante: Vereinfachung durch vollständigen Austausch

Im Gegensatz dazu wird bei der Historie-Variante die gesamte Historie des Systems durch die neuen Kontierungsobjekte ersetzt. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, altes und neues Customizing zu den Kontierungsobjekten parallel zu führen. Dieser Ansatz führt zu einem deutlich geringeren Testaufwand, da beispielsweise der B2A Manager, Folgeaktivitäten und viele andere Prozesse nicht erneut geprüft werden müssen.

Ein weiterer Vorteil der Historie-Variante ist, dass die Rückrechnung im HCM-System problemlos möglich bleibt, da bei dieser Variante die alten Kontierungsobjekte vollständig durch die neuen ersetzt werden.
 
Bei der Historie-Variante reduziert sich der Beratungsaufwand, da kein doppeltes Customizing erforderlich ist. Außerdem werden die alten Kontierungsobjekte nicht mehr im System benötigt, was es vereinfacht und von veralteten Daten befreit.
 
Bei beiden Varianten – Stichtag und Historie – müssen Schemen, Regeln und Merkmale gründlich überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Vergleich der Varianten

Unterstützung durch den Natuvion Data Conversion Server (DCS)

Für Unternehmen, die sich für die Historie-Variante entscheiden, bietet sich der Einsatz des Natuvion Data Conversion Server (DCS) an. Diese spezialisierte Software unterstützt den Transformationsprozess und erleichtert die Conversion. Der Natuvion DCS ermöglicht eine reibungslose Migration der Daten, indem er alte Kontierungsobjekte durch neue ersetzt und gleichzeitig sicherstellt, dass alle notwendigen Anpassungen im System vorgenommen werden.

Die Vorteile des Einsatzes des Natuvion DCS sind vielfältig:

• Weniger Testaufwand: Durch die direkte Umschlüsselung der alten Kontierungsobjekte sind weniger Tests erforderlich.
  
  
• Nur eine Iteration: Die Durchführung einer Vergleichsabrechnung ist ausreichend.
  
  
• Weniger Customizing: Da kein doppeltes Customizing notwendig ist, sinkt der Beratungsaufwand.
  
  
• Keine Altlasten: Das System bleibt frei von veralteten Datenstrukturen, was die Performance und Wartbarkeit verbessert.
  
  
• Einsatz bestehender Natuvion DCS Templates: Bestehende Natuvion DCS Templates verringern das Projektrisiko und die -laufzeit.
  
  

Fazit: Historie-Variante als effizienter Weg in die Zukunft

Die Umstellung auf SAP S/4HANA ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung und bietet eine einmalige Chance, die Struktur des ERP-Systems neu auszurichten und veraltete Prozesse und Strukturen hinter sich zu lassen.
 
Bei der Wahl zwischen der Stichtag- und der Historie-Variante bietet Letztere in vielen Fällen die effizientere Lösung, insbesondere wenn es darum geht, eine nahtlose Integration von ERP und HCM sicherzustellen. Durch den Einsatz des Natuvion DCS kann die Historie des Systems reibungslos umgeschlüsselt werden, ohne dass doppeltes Customizing oder aufwändige Tests notwendig sind.