"Wir müssen die Art und Weise ändern, wie Daten in Systeme gelangen"

Eines der Ergebnisse unserer gemeinsamen internationalen Transformationsstudie 2023 war, dass mehr als 1/3 aller Befragten im Rahmen ihrer Transformation von der schlechten Datenqualität überrascht wurden! Habt ihr mit diesen Zahlen gerechnet?

Bo: Ja, es ist wirklich erstaunlich, zu sehen, wie schlecht die Qualität bei einigen Unternehmen immer noch ist. Was mich aber viel mehr erschreckt, ist, dass Kunden das akzeptieren. Bei Großprojekten wie einer Transformation sehen sie vielleicht das ganze Ausmaß des Problems. Aber das kann sie doch eigentlich nicht völlig überraschen. Spannend wäre die Frage, wie sie ihre Stammdaten verwalten. Das können die meisten nämlich nicht beantworten.

Hubert: Stimmt! Aber um das Stammdatenproblem zu lösen, gibt es Produkte wie it.mds. it.mds ist unsere Stammdatenmanagement-Lösung für SAP. Egal ob ECC oder S/4HANA. it.mds vereinfacht die Aufgabe der Stammdatenpflege. Wir automatisieren sie so weit wie möglich durch ein sehr fortschrittliches Regelwerk. So können z.B. Materialstämme schon bei der Erfassung automatisch angereichert werden. Das Ganze wird begleitet von einem starken Governance-Set-up, mit dessen Hilfe wir klare Verantwortlichkeiten und Besitzverhältnisse definieren können.

Interessant! Was macht it.mds so einzigartig?

Hubert: Ich denke, wir unterscheiden uns vom Markt vor allem in zwei Punkten. Das ist zum einen die enorme Vereinfachung des Stammdatenmanagements und zum anderen die Automatisierung. Da sind wir wahrscheinlich am stärksten. Mithilfe einer sehr fortschrittlichen Logik kann it.mds Stammdaten automatisch auf Basis von Regeln pflegen. Die Regeln sind meist durch Geschäftsprozesse vorgegeben. Die Regeln erarbeiten wir mit dem Kunden. Wir haben aber auch viele Vorlagen für verschiedene Branchen, die dabei helfen, diese Regelwerke aufzusetzen. Wenn Kunden bereits SAP haben, haben sie ihre Stammdaten mit bestimmten Mustern, Regeln und Abhängigkeiten über die Zeit gepflegt. Diese Logiken können wir durch eine KI-basierte Analysemethode ableiten. Das betrifft all die Regeln, die bereits verwendet werden, ohne dass die Leute es wussten. Diese ziehen wir heraus und verwenden sie in der Automatisierungsmaschine von it.mds. So bekommen wir sehr schnell einen Eindruck von der Qualität und können das Regelwerk für die zukünftige Automatisierung erstellen.

Seit einigen Monaten arbeiten wir sehr eng zusammen. Was sind die Vorteile?

Bo: Wir sind an vielen Stellen sehr komplementär zueinander. In euren Transformationsprojekten müsst ihr sehr häufig den Datenbestand analysieren, überprüfen und nach bestimmten Regeln bereinigen, bevor er auf neue Plattformen transferiert wird. Wenn die Kunden aber nach der Transformation nicht dranbleiben, was wird dann mit der Datenqualität passieren? Sie wird wieder sinken. Deswegen haben wir unsere Kräfte gebündelt, um unseren gemeinsamen Kunden ein integriertes Konzept anzubieten. Dabei sorgt ihr im Rahmen eurer Projekte dafür, die Daten eurer Kunden mit Natuvion SOPHIA sauber und „Transformations-ready“ zu bekommen. Und wir sorgen dafür, dass sie sauber bleiben. Dabei helfen uns natürlich eure umfangreichen Analysen.

Hubert: Das ist richtig, aber am Ende müssen unsere Kunden auch die Art und Weise ändern, wie sie Daten in das System einspeisen. Wir bitten unsere Kunden, sich nicht endlos auf Bereinigungsprojekte zu konzentrieren. Im Grunde ist das eine unendliche Geschichte, und sie werden nie fertig. Weit wichtiger ist es, sich auf die Prozesse zu konzentrieren, wie die Daten in das System kommen. Wie werden Daten im Einklang mit den Geschäftsprozessen erstellt, gepflegt und geändert. Wenn das nicht perfekt funktioniert, reißt man immer wieder mit dem Hintern alles das ein, was man vorne mit den Händen aufgebaut hat.

Bo: Ein Zusatznutzen ist, dass wir durch Automatisierung die Datenerfassung massiv vereinfachen. Nutzer sehen nur die Felder, die für sie relevant sind. In diesen Fällen wird nicht nur die Datenqualität gesteigert, sondern auch die Nutzung optimiert.

Was sind typische Einsatzfelder, bei denen it.mds von größtem Nutzen ist?

Bo: Das ist schwer zu beantworten, da es von Branche zu Branche unterschiedlich ist. Wir konzentrieren uns gerne auf Material- und Artikelstammdaten. Da verbrennen die Unternehmen am meisten Geld durch fehlerhafte oder schlechte Daten. Aber seit mehr als einem Jahr konzentrieren wir uns auch sehr auf Pharma- und Life-Science-Kunden. Wir haben festgestellt, dass gerade die Pharma- und Life-Science-Unternehmen gigantische Aufwände investieren, um Vorschriften einzuhalten, die auf einwandfreien Daten basieren. Das ist gerade für diese Unternehmen absolut geschäftskritisch. Einer der größten und aktuellsten Kunden, die wir gewonnen haben, ist ein sehr großes pharmazeutisches Unternehmen aus Südafrika. Die haben it.mds eigentlich nur aus Compliance-Gründen gekauft!

Hubert: Ein weiteres gutes Beispiel sind Unternehmen, die verschiedene Systeme und ERPs integrieren müssen. Hier unterstützt it.mds dabei, die Daten gemäß den Regeln zu verwalten, selbst wenn sie aus verschiedenen Systemen kommen. Stammdatenmanagement mit it.mds ist natürlich auch bei regulierten Unternehmen wie Energieversorgern sehr interessant. Sie werden ja mehrfach im Jahr mit Veränderungen konfrontiert. Müssen ständig Prozesse, Preise und Daten ändern.

Gebt uns doch mal einen kleinen Ausblick. Wie sieht Stammdatenmanagement in fünf Jahren aus?

Bo: Im Moment verwenden wir eine fortgeschrittene, KI-basierte Technologie, um die Qualität und die Logik der Daten zu analysieren und zu verstehen. Ich glaube, dass wir in Zukunft noch weit mehr dieser neuen Technologien einsetzen werden. Denk mal an Sprachmodelle oder maschinelles Lernen. All das wird helfen, den Prozess der Datenerfassung zu automatisieren, Analysen durchzuführen oder Vorhersagen zu treffen! Ich glaube, es lohnt sich, mal ein paar Zahlen anzusehen. Noch vor wenigen Jahren lagen die Automatisierungsraten für die Datenerfassung mit it.mds bei ca. 30 %. Durch die ständig größer werdenden Möglichkeiten der regelbasierten Prozesse liegen wir heute bei 80-90 %. Bei unserem besten Beispiel sogar bei 99,9 %. Das wird nicht nur die Arbeit erleichtern und viel Geld sparen, sondern auch den Datenbestand dramatisch verbessern.

Wie viel Geld kann man sich durch gute Stammdaten sparen? Habt ihr da Berechnungsmodelle?

Hubert: Interessant, dass du das fragst. Wir haben uns bereits viele Gedanken dazu gemacht! Und jedes Mal haben wir aufgegeben. Das Thema hat derart großen Einfluss auf ganz viele Dinge, die man nicht kalkulieren kann. Nimm mal das Beispiel einer kleinen Unterlegscheibe! Wenn hier das exakte Gewicht und ihre Beschaffenheit in den Daten fehlen, kann es zu Problemen im Versand, der Logistik oder in der gesamten Produktion kommen. Das betrifft dann plötzlich die gesamte Produktions- und Lieferkette. Du kannst natürlich immer die Zeit berechnen, die eingespart wird, wenn Daten automatisiert und prozessgestützt erfasst werden. Aber das ist eben nur die Oberfläche. Die eigentlichen Optimierungspotenziale liegen viel tiefer und können sich beliebig kaskadieren.

Warum haben eurer Meinung nach einige Unternehmen das Thema Stammdatenmanagement noch nicht optimal gelöst?

Bo: Stammdaten sind etwas, was alle Kunden haben. Und alle Kunden versuchen, damit bestmöglich umzugehen. Viele glauben schicksalergeben, dass sie nicht wirklich viel tun können. Andere kaufen Stammdatenmanagement-Produkte und -Lösungen von SAP, Informatica, IBM, von uns oder anderen Herstellern. Aber egal, was man tut. Wenn man nicht alle Aspekte in ein Stammdatenprojekt integriert, angefangen bei den Werkzeugen, der Organisation, den Geschäftsprozessen, den Eigenschaften wie Lebensdauer des Materials oder des Kunden, dann wird es nicht funktionieren. Das unterscheidet uns auch von anderen. it.mds ist nicht nur ein Tool. Man kauft sich eine ganze Methodik ein.

Hubert: Schlechte Daten sind nicht gottgegeben! Man kann etwas dagegen tun. Der sicherlich mühsamste Hebel ist es, zu versuchen, die Einstellung der Mitarbeiter zu verändern und über einen Change-Prozess die Einsicht zu steigern, warum man diese „38 Felder“ alle ausfüllen soll. Die meisten gehen da nicht mit! Der richtige Ansatz ist es, den Aufwand für die Anwender so gering wie möglich zu halten und über intelligente automatisierte Prozesse und KI ein Umfeld zu schaffen, in dem korrekte Daten entstehen. Der Anwender muss zwei Felder klicken, und damit werden Prozesse angestoßen, die den Rest erledigen! Am Ende sind die Bediener der Software, Verkäufer, Logistiker, Planer, Produktioner oder Marketing-Spezialisten. Die denken nicht ständig in unternehmensweiten Prozessen. Die geben Daten ein und erwarten, dass das, was sie aus dem System abrufen, vollständig und richtig ist. Die Kunst besteht also darin, alles wegzulassen, was für diese bestimmte Rolle nicht relevant ist.

Danke für diese interessanten Einblicke in das Thema Stammdatenmanagement!