Gekonnt Hindernisse bei einer Datentransformation überwinden

Datentransformationsprojekte sind einzigartig und heben sich von anderen Software-Implementierungsbestrebungen aufgrund mehrerer unterschiedlicher Merkmale und Besonderheiten ab. Eine Transformation von Daten dient dazu, Geschäftsziele zu erreichen, wertvolle Einblicke zu gewinnen und die Datenqualität zu verbessern. Ein umfangreiches Projekt, das viele Herausforderungen mit sich bringt. Enorm wichtig dabei ist eine gründliche Vorarbeit. 

Auf Änderungen und Ausfälle vorbereitet sein 

Datentransformationsprojekte müssen gegen unerwartete Änderungen in der Struktur und im Format der Daten, widerstandsfähig sein. Ein spezialisiertes technisches Werkzeugset und ein erfahrenes Team sind dazu erforderlich. Das Ausmaß der Handhabung großer Datenmengen wirkt sich auf die Zeit aus, die für die Datenprofilierung, die Definition der Transformationslogik und letztendlich für die erforderliche Ausfallzeit während des Go-live benötigt wird. Datenmigrationen erfordern vorübergehende Systemausfallzeiten während der Bereitstellung, was potenziell Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit hat und die deshalb oft am Wochenende über einen 48-stündigen Ausfallzeitraum geplant werden. Während dieser Ausfallzeit müssen Benutzer in der Regel ausgeloggt und regelmäßige Systemjobs wie Archivierung deaktiviert werden, um Datenmanipulationen während der Migration zu verhindern, die Systemressourcen zu optimieren und eine schnelle Datenverarbeitung sicherzustellen. Diese Faktoren unterstreichen die Bedeutung einer sorgfältigen Planung und Abstimmung, um Budgetüberschreitungen, Projektverzögerungen und andere Störungen zu vermeiden. Die Koordination zwischen verschiedenen Stakeholdern, einschließlich Systemintegratoren, technischen Teams, Geschäftsanwendern und Compliance-Experten, ist entscheidend für die Erreichung von Abstimmung und Erfolg. 

Schlüssel zum Erfolg 

Kennen Sie Ihre Daten 
Das Prinzip „Müll rein, Müll raus“ unterstreicht die entscheidende Bedeutung der Datenqualität für erfolgreiche Datentransformationsvorhaben. Eine frühe Datenprofilierung ist für den Erfolg des Projekts entscheidend. Je früher unser technisches und funktionales Team das System analysieren kann, desto besser. Vor, während und nach der Migration führt Natuvion technische und datenbezogene Überprüfungen mithilfe des Natuvion Data Conversion Server (DCS)-Toolsets durch. Dies ermöglicht detaillierte Vergleiche von Tabellensätzen, Datenbeziehungen und finanziellen KPIs. 

Daten bereinigen 
Bevor Sie sich an eine Datentransformation wagen, empfiehlt es sich, die Daten zu bereinigen und zu standardisieren. Diese Praxis hilft, Fehler zu minimieren und eine hohe Qualität im neuen System sicherzustellen. 

Aufbau und Umfang 
Die Erstellung und Freigabe eines ersten Projektauftrags ist entscheidend, um Erwartungen abzustimmen und eine Grundlage für das Projekt zu schaffen. Dieses Dokument sollte wichtige Aspekte wie Umfang, Meilensteine, Governance, Sitzungen und Rhythmus, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Berichtsformate behandeln. Durch die Festlegung dieser Themen in der Einrichtungsphase des Projekts können potenzielle Probleme, die aus Missabstimmungen entstehen, effektiv gemildert werden. Die detaillierte Definition von Datenauswahl und -akzeptanzkriterien ist von entscheidender Bedeutung. Sie dient als Rückgrat des Projekts und leitet Entscheidungsprozesse, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten für die Transformation ausgewählt werden. 

Passendes Fachwissen 
Datentransformationsprojekte umfassen verschiedene Arten, von denen jede ihre eigenen Anforderungen und Herausforderungen hat. Einige der häufigsten Arten von Datentransformationsprojekten sind Carve-outs, Löschungen, Fusionen und Übernahmen (M&A) sowie Datenanonymisierungen. Insgesamt erfordern erfolgreiche Datentransformationsprojekte ein multidisziplinäres Team mit einer Mischung aus funktionalen und technischen Fähigkeiten, das auf klare Projektleistungen und Governance-Strukturen ausgerichtet ist. 

Eine symbiotische Beziehung zwischen Projektmanagement und technischer Architektur ist zentral für die erfolgreiche Durchführung von Datentransformationsprojekten. Das Projektmanagement gewährleistet die Abstimmung von Projektzielen, Zeitplänen und Ressourcen, während die technische Architektur die erforderliche Expertise für die Gestaltung und Implementierung robuster Datenlösungen bereitstellt. Zusammen navigieren sie durch Komplexitäten, mindern Risiken und treiben das Projekt zu seinen Zielen voran. 

Teamarbeit 
Die Zusammenarbeit zwischen globalen Teams ist sehr wichtig für den Erfolg von Projekten. Klare Planung und disziplinierte Ausführung sind Schlüsselkomponenten dieses Prozesses. Während die Nutzung von Teams in verschiedenen geografischen Regionen und Zeitzonen erheblichen Mehrwert für Projekte bringen kann, erfordert sie präzise Koordination, klare Planung und disziplinierte Ausführung. 

Planung 
Eine detaillierte Planung ist das A und O bei Transformationen und umfasst sowohl Projekt- als auch Go-live-Pläne. Besonders wichtig bei Transformationsvorhaben ist die akribische Berücksichtigung von Timing und Abhängigkeiten für die Go-live-Phase, mit gründlicher Zeitmessung für alle beteiligten Aufgaben. Dieser Plan dient als Grundlagendokument, das kontinuierlich verfeinert und bei allen Migrationsläufen verwendet wird, um die Entwicklung einer ausgereiften und vorhersehbaren Strategie für das endgültige Go-live-Ereignis sicherzustellen. Durch Einhaltung dieses strukturierten Ansatzes werden potenzielle Risiken gemindert und der Erfolg des Projekts optimiert. Während der frühen Planungsphasen ist es unerlässlich, eine ausreichende Anzahl von Transformationsläufen und Validierungen einzubeziehen, um Risiken effektiv zu mindern. Dadurch können potenzielle Probleme und Herausforderungen frühzeitig identifiziert und proaktiv angegangen werden. Dieser Ansatz hilft nicht nur, die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu minimieren, sondern gewährleistet auch einen reibungsloseren Übergang während der späteren Phasen des Projekts und senkt generell das Gesamtrisiko des Projekts. 

Data Tracking 
Es ist entscheidend, die Anzahl der während des Transformationsprozesses verschobenen oder gelöschten Datensätze in einem detaillierten Format akribisch zu dokumentieren. Typischerweise umfasst dies das Verfolgen von Änderungen auf Tabellen- oder Objektebene und das Ergänzen dieser Informationen durch vergleichbare Beziehungstabellen und finanzielle Analysen, um den „vorherigen und nachherigen“ Status der Daten festzustellen. Diese umfassende Dokumentation liefert wertvolle Einblicke in den Umfang und die Auswirkungen der Datentransformation, was eine gründliche Analyse und Überprüfung der Wirksamkeit und Genauigkeit der Transformation ermöglicht. 

Testen 
Die Festlegung von Akzeptanzkriterien für Tests und Prüfungen, wie Berichte, sollte frühzeitig im Projektlebenszyklus priorisiert werden. Dies stellt Klarheit darüber her, was einen erfolgreichen Test oder eine erfolgreiche Prüfung ausmacht, und hilft dabei, die richtigen Erwartungen bei den Interessengruppen zu setzen. Es kann erforderlich sein, strenge funktionale und prozessbezogene Regressionstests durchzuführen, um die Zuverlässigkeit und Stabilität des Datentransformationsprozesses sicherzustellen. Unterschiedliche Testzyklen erfordern möglicherweise unterschiedliche Validierungsmethoden, die auf die spezifischen Anforderungen jedes Zyklus zugeschnitten sind. Dieser Ansatz trägt dazu bei, sicherzustellen, dass das endgültige Ergebnis die gewünschten Qualitätsstandards erfüllt. Während der ersten Transformationsläufe können technisch-funktionale Ressourcen für das Testen verantwortlich sein, um die Funktionalität und Leistung des Datentransformationsprozesses zu bewerten. Sobald sich die Daten jedoch stabilisiert und einen konsistenten Zustand erreicht haben, ist es wichtig, die Geschäftsanwender in die formalisierten Tests einzubeziehen. Geschäftsanwender können wertvolle Einblicke in die Genauigkeit und Vollständigkeit der transformierten Daten aus praktischer Sicht bieten und sicherstellen, dass sie ihren spezifischen Anforderungen und Erwartungen entsprechen. Letztendlich ist es entscheidend, dass die Geschäftsanwender die Datenqualität bestätigen, um deren Eignung für den operativen Einsatz zu validieren und eine Ausrichtung mit den organisatorischen Zielen sicherzustellen. 

Systemleistung 
Die Leistung sollte für alle Beteiligten oberste Priorität haben. Beginnen Sie damit, Leistungsmessungen zu Beginn des Projekts durchzuführen, um die Dimensionierung zu bewerten und die Systemkonfiguration zu validieren. Arbeiten Sie mit Teams zusammen, um die Systemnutzung während des gesamten Projekts zu überwachen und zu optimieren.

Es ist wichtig, die Systemkonfiguration sowohl während des Projekts als auch vor dem Go-live zu bestätigen, um Konsistenz und Zuverlässigkeit in den Leistungsstandards sicherzustellen. Das Natuvion DCS-Toolset ermöglicht die Konfiguration und Balance der Systemressourcen gegen die Verarbeitungskapazität, um eine effiziente Nutzung zu gewährleisten. Unterstützung vom SAP-Basis-Team ist jedoch während der Verarbeitung unerlässlich, um die Systemnutzung wirksam zu überwachen und anzupassen. Ihre Expertise ist von unschätzbarem Wert, um die Systemleistung zu optimieren und etwaige technische Herausforderungen während der Datentransformationsprojekte
zu bewältigen. 

Änderungsmanagement 
Vergessen Sie nicht, einen Änderungsmanagementprozess festzulegen und zu vereinbaren, welche Änderungen mit Kosten verbunden sind und welche nicht. Die Dokumentation aller Änderungen, unabhängig von den Kosten, gewährleistet Transparenz und Rechenschaftspflicht innerhalb des Projekts. Dieser umfassende Ansatz hilft, Entscheidungsfindungen zu optimieren, die ordnungsgemäße Ressourcenzuweisung sicherzustellen und das Risiko von übersehenen oder nicht dokumentierten Änderungen zu minimieren. 

Formale Genehmigungen 
Die Einholung formaler Genehmigungen ist unerlässlich, um klare Dokumentation und Abstimmung während des gesamten Projekts sicherzustellen. Dieser Prozess gewährleistet, dass alle Beteiligten die Ziele, den Umfang und die Anforderungen des Projekts kennen und diesen zustimmen. Die Einholung formaler Genehmigungen bietet auch einen Mechanismus zur Rechenschaftspflicht und hilft, potenzielle Missverständnisse oder Meinungsverschiedenheiten später zu vermeiden.
 
Eskalationsmanagement 
Es ist unvermeidlich, dass es in einem Projekt Rückschläge gibt. Ein proaktiver Ansatz gewährleistet, dass das Projekt trotz unerwarteter Herausforderungen auf Kurs bleibt, und ermöglicht es dem Team, Hindernisse effizient zu überwinden. 

Die Bereitstellungsphase (Übernahme) 
Die Übernahme muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden, vor allem wenn verschiedene Länder und Zeitzonen involviert sind. Die Erstellung eines umfassenden Übernahmeplans ist sehr hilfreich und sollte frühzeitig im Projektfahrplan beginnen und durch mehrere Testläufe der Migration verfeinert werden. Während der letzten Probe vor der tatsächlichen Bereitstellung (bekannt als Generalprobe) müssen alle Aspekte, einschließlich Systemkonfiguration, Teamplänen und Aufgabenzeitplänen, eng an das geplante Ereignis für den tatsächlichen Go-Live angepasst werden. Während der Go-Live-Phase ist es wichtig, auf mögliche Ausfälle vorbereitet zu sein. Ein Notfallplan sollte etabliert und rechtzeitig vor der Übernahme kommuniziert werden. Am Go-No/Go-Checkpoint wird die Entscheidung getroffen, ob der Notfallplan aktiviert oder die Bereitstellung fortgesetzt wird. Ausreichend Zeit sollte für diesen Entscheidungsprozess eingeplant werden, einschließlich einer gründlichen geschäftlichen Überprüfung, um sicherzustellen, dass das Roll-back-Verfahren erfolgreich ist, falls erforderlich. Es ist unerlässlich, System-Back-ups aufrechtzuerhalten, um Ursachenanalysen im Falle von Problemen während der Produktion zu ermöglichen. Das Team sollte sich auf die spezifischen Schritte einigen, die im Falle von Problemen unternommen werden sollen. 

Diese Vereinbarung gewährleistet eine koordinierte Reaktion und eine schnelle Lösung etwaiger auftretender Probleme. 
 
Fazit 
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Datentransformationsprojekte ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen, jedoch durch klare Definitionen, transparente Kommunikation, formale Prozesse und effektive Teamarbeit erfolgreich umgesetzt werden können.