Gesundheitsamt goes RPA

Die Digitalisierung des öffentlichen Sektors ist ein akutes Thema. Nicht zuletzt deshalb verpflichten gesetzliche Vorgaben wie das Onlinezugangsgesetz (OZG) oder der Pakt für den öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD) Bund, Länder und Kommunen, ihre Prozesse zu modernisieren. 

Damit sah sich auch das Gesundheitsamt im Landkreis Harz konfrontiert. Insbesondere während der Coronapandemie ist man dort mit den überwiegend analogen Prozessen zur Meldung aller Infektionen an das Robert-Koch-Institut (RKI) an seine Grenzen gestoßen. Zu Corona-Hochphasen war die Einhaltung des Infektionsschutzes kaum mehr möglich und konnte nur noch durch den Einsatz externer Mitarbeiter und die Unterstützung der Bundeswehr bewältigt werden. Gleichzeitig mussten andere Leistungen des Gesundheitsamts teilweise heruntergefahren werden. 

Um solchen Situationen künftig vorzubeugen und Forderungen des ÖGD-Pakts nachzukommen, startete der Landkreis Harz eine Digitalisierungsinitiative. Das Ziel: mehr digitale Prozesse im kreislichen Gesundheitsamt zur nachhaltigen Stärkung des Infektionsschutzes und zur Entlastung der Mitarbeiter. Das Mittel der Wahl dafür: Robotic Process Automation (RPA). Für die Umsetzung und reibungslose Implementierung machte sich der Landkreis im Rahmen eines öffentlichen Ausschreibungsverfahrens auf die Suche nach externer Unterstützung. Hier setzten sich die Automatisierungsexperten der Natuvion Digital mit der RPA-Softwarelösung SS&C Blue Prism durch und bekamen den Zuschlag. 

Corona-Meldewesen als Pilotprozess zur nachhaltigen RPA-Etablierung 

Um die Prozessautomatisierungsmethodik RPA langfristig im kreislichen Gesundheitsamt zu etablieren, waren drei Projektbausteine maßgeblich: die Umsetzung des Covid-Meldewesens als RPA-Pilotprozess, der Aufbau einer nachhaltigen und skalierbaren RPA-Plattform sowie die Etablierung von Know-how als Basis für das künftige Center of Excellence (CoE). Begleitet wurden all diese Schritte von einem übergreifenden Projektmanagement. 

Die verschiedenen Phasen zur erfolgreichen RPA-Implementierung 

Schritt für Schritt zur maßgeschneiderten RPA-Lösung 

Um einen Prozess erfolgreich automatisieren zu können, muss der Prozess zunächst detailliert analysiert und dokumentiert werden. Das ist entscheidend, um die RPA-Software richtig modellieren und den Gesamtprozess vollständig im System abbilden zu können. Und genau damit startete das Team der Natuvion Digital auch beim Gesundheitsamt im Landkreis Harz. Fragen, die es zur Umsetzung des Pilotprozesses zu klären galt: Wie läuft der aktuelle, analoge Corona-Meldeprozess bisher genau ab und wie lässt sich dieser bestmöglich in einen automatisierten Prozess überführen? Dafür sah der typische RPA-Implementierungsplan der Natuvion Digital insgesamt fünf Projektschritte vor: 

1. Aufnahme und Dokumentation der bisherigen Prozesse,

2. Erstellung eines Prozessmodells,

3. Entwicklung und Modellierung der Software,

4. abschließendes Testing sowie

5. Übergang in den Regelbetrieb. 

RPA-Modellierungsprozess 

Vollautomatische Übermittlung der Coronafallzahlen an das RKI 

Das Ergebnis des automatisierten Pilotprozesses im Landkreis Harz: Der tägliche Abruf aller Coronafälle, die Nachbearbeitung im Gesundheitsamt sowie die finale Übermittlung an das RKI liegen nicht mehr in den Händen der Mitarbeiter des Gesundheitsamts. Stattdessen läuft der Prozess nun voll automatisiert. Diese erfolgreiche Umsetzung war gleichzeitig der Ausgangspunkt für die folgenden Projektphasen. In diesen konzentrierte sich das Team der Natuvion Digital auf das Design des Betriebsmodells sowie die Etablierung einer zukunftsfähigen RPA-Plattform. Diese wurde technisch auf Basis der Lösung von SS&C Blue Prism sowie des erarbeiteten Konzepts aufgebaut und konfiguriert. Außerdem wurden die Mitarbeiter des Gesundheitsamts mit praktischen Übungen zu den etablierten RPA-Prozessen geschult. Damit war der Grundstein für den eigenständigen Ausbau der RPA-Initiative im kreislichen Gesundheitsamt gelegt. 

Weichen für den eigenständigen Ausbau von RPA gestellt 

Dank des erfolgreichen Einsatzes von RPA hat das Gesundheitsamt nicht nur mehr Prozesseffizienz beim Thema Infektionsschutz erreicht, sondern ist auch für künftige Krisensituationen besser aufgestellt, da sich die Mitarbeiter weiter auf das Kerngeschäft konzentrieren können. Das freut auch Dr. Heike Christiansen, Leiterin des Gesundheitsamts im Landkreis Harz: „Die Coronapandemie hat uns vor Augen geführt, wie wichtig die Digitalisierung von Prozessen und die Vernetzung unterschiedlicher Schnittstellen sind. Mit der erfolgreichen RPA-Einführung über das Corona-Meldewesen haben wir hier nun einen ersten Schritt in die richtige Richtung gemacht. Und mithilfe der Automatisierungsexpertise von Natuvion Digital gelernt, was überhaupt alles möglich ist. Wir freuen uns deshalb schon jetzt darauf, in kommenden Projekten daran anzuknüpfen und unser Gesundheitsamt nach und nach auf digitale Füße zu stellen.“ 

Wie es weitergeht: Der Landkreis Harz plant weitere Automatisierungsprojekte über die Grenzen des Gesundsheitsamts hinaus für den gesamten Landkreis.