Königsdisziplin Cutover: So geht erfolgreiches Cutover-Management!

Definition Cutover: Der ganzheitliche Übergangsprozess vom alten zum neuen System oder von der alten in die neue Prozesswelt. Kernelement des Cutovers sind kleinteilige und differenzierte Aufgaben (Tasks), die in der Regel von einem größeren Personenkreis (Cutover-Team) und in Abhängigkeit zueinander durchgeführt werden müssen.

Vorbereitung bis ins kleinste Detail!

Ist an alles gedacht? Sind alle Akteure über ihre Verantwortlichkeiten informiert? Sind alle organisatorischen und technischen Tätigkeiten berücksichtigt? Viele kleinteilige und differenzierte Aufgaben sind während der Cutover-Phase zu identifizieren, in Abhängigkeit aufeinander abzustimmen und von einem meist interdisziplinären Team auszuführen. Die Komplexität des Cutovers steigt dabei mit zunehmender Anzahl der zu berücksichtigenden Faktoren stetig an. Das bedarf einer zeitintensiven und minutiösen Planung. Auch vor dem Hintergrund, dass die ausführenden Teams in der Regel bereits mit Aufgaben aus dem Tagesgeschäft ausgelastet sind und möglichst schnell wieder von der Mehrbelastung durch einen Cutover befreit werden sollen.

Regelmäßige Status-Updates bei der Durchführung

Der Go-live einer neuen Systemumgebung und damit die Durchführung eines Cutovers findet aufgrund geringer Betriebsunterbrechungen oft nur an einem verlängerten Wochenende statt. Hier fällt dem Leitstand des Cutover-Teams die mühsame Aufgabe zu, alles zu überwachen, die Verantwortlichen zum vorgesehenen Zeitpunkt zu kontaktieren (in der Regel per Telefon oder E-Mail) oder ungeplante Veränderungen zu kommunizieren. Der Cutover-Plan, der oft in einer unübersichtlichen Excel-Tabelle festgehalten ist, muss dabei immer im Blick behalten und an die jeweils aktuellen Gegebenheiten angepasst werden. Darüber hinaus möchte typischerweise auch das Management regelmäßige Status-Updates zum Verlauf des Cutovers erhalten. Damit bei diesen komplexen und zeitlich eng getakteten Prozessen nichts schiefläuft, können sowohl erfahrene Cutover-Manager, als auch der Einsatz professioneller Cutover-Tools helfen.

Das Natuvion Cutover-Management-Duo

Natuvion kann mit beidem unterstützen und stellt dabei einen ganzheitlichen Übergangsprozess mit allen Beteiligten sicher. Die Basis dafür: Ein breites fachliches und methodisches Know-how aus einer Vielzahl an erfolgreich durchgeführten Cutover-Projekten.

So begleitet einerseits der Cutover-Manager in Zusammenarbeit mit dem Kunden den Gesamt-Prozess und ermittelt zunächst die zuständigen Ansprechpartner. Sind diese gefunden, werden in einem iterativen Erarbeitungsprozess die erforderlichen Tätigkeiten identifiziert, konkrete Verantwortliche benannt und in Abhängigkeiten zueinander eingeordnet, bis ein optimal orchestrierter Cutover-Plan steht.

Andererseits stellt man mit der Natuvion Cutover Application (CORA) gleichzeitig eine optimale Verzahnung von Cutover-Management und einem effektivem Taskmanagement samt Echtzeit-Monitoring her. Als cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung, ist Natuvion CORA unabhängig vom Endgerät auf jedem Webbrowser einsatzbereit. Sie unterstützt mehrsprachige Projektpläne, sodass auch ein Projekt mit internationalen Projektteams reibungslos funktioniert. Außerdem hat jeder Nutzer entsprechend seiner Projektrolle ein individuelles Cockpit in der Applikation, was eine fokussierte Aufgabenbearbeitung sicherstellt. Die automatisierte Kommunikation der Applikation sorgt darüber hinaus dafür, dass alle Verantwortlichen unmittelbar über Verfügbarkeit, Abschluss oder Verzögerungen von Tasks informiert werden und sofort reagieren können. Das spart jede Menge manuellen und zeitlichen Aufwand und reduziert das Projektrisiko erheblich.

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