SWM und Natuvion entwickeln Lösung für das Forderungsmanagement

Zahlungsausfälle und Insolvenzen nehmen stetig zu. Nicht nur die Energielieferanten haben mit der schlechten Zahlungsmoral ihrer Kunden zu kämpfen. Auch die Messstellenbetreiber (MSB) und Netzbetreiber sehen sich einer wachsenden Zahl von Insolvenzen gegenüber: Allein seit Oktober 2021 sind 13 Stromanbieter insolvent gegangen, 8 weiteren wurde der Bilanzkreis gekündigt. Die Gründe dafür sind vielschichtig. Insbesondere die Preisexplosion auf den Beschaffungsmärkten hat viele Billiganbieter wirtschaftlich überfordert. 

Risiken rechtzeitig erkennen 

Angesichts dieser Entwicklung nimmt die Bedeutung eines professionellen Forderungsmanagements zu. Es gilt, die zahlungsschwachen Marktpartner zu identifizieren und zu überwachen, um Risiken rechtzeitig zu erkennen und Zahlungsausfällen vorzubeugen. 

Grenzen der SAP-Standardfunktionalitäten 

Der SAP-Standard bietet einige grundlegende Funktionalitäten und Auswertungen für das operative Forderungsmanagement, die allerdings nicht durchgängig die Prozessbesonderheiten der Messstellen- und Netzbetreiber berücksichtigen (z.B. Marktkommunikation, technisches Datenmodell, Mailversand). Die SWM hatten daher schon im ECC eine Lösung im Einsatz, die die vorhandenen Lücken schloss und die Anforderungen der SWM in den folgenden Bereichen des operativen Forderungsmanagements abdeckte:

• Forderungsüberwachung
• Liquiditätssteuerung
• Zahlungs- und Reklamationsverarbeitung
• Kontenklärung

Umzug auf SAP S/4HANA Utilities 

Mit dem Umzug auf SAP S/4HANA Utilities wurden alle kundeneigenen und Drittanbieterlösungen bei den SWM auf den Prüfstand gestellt. Dabei wurde identifiziert, dass die heute im ECC befindliche Lösung für das Forderungsmanagement des Messstellenbetreibers und des Netzbetreibers nicht mehr weiterbetrieben werden kann. Aus diesem Grund entschieden sich die SWM, den technischen Wechsel auf SAP S/4HANA auch als Chance für eine zukunftsfähige Forderungsmanagementlösung, unter Nutzung der neuen Systemfunktionalitäten wie Fiori-Apps, zu ergreifen.

Partnersuche 

Die SWM starteten daher eine Ausschreibung für die Entwicklung bzw. die Bereitstellung einer entsprechenden Forderungsmanagementlösung auf Basis von SAP S/4HANA Utilities. 

Die Ausschreibung umfasste zwei Teile, die zeitlich entkoppelt voneinander bereitgestellt werden sollten: Da die SWM ihr Transformationsprogramm mit der Marktrolle „Messstellenbetrieb“ starteten, hatte die Bereitstellung dieser Lösung Priorität gegenüber der analogen Lösung für den Netzbetreiber. Der Startschuss für das Transformationsprojekt des Netzbetreibers war für 2025 geplant. Ein fertiges Produkt konnten wir zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht vorweisen. Aber wir konnten die SWM mit unserem Prozessverständnis und einer klaren Ausrichtung davon überzeugen, dass Natuvion auch für dieses Vorhaben der richtige Partner ist. 

Eine der wesentlichen Leitlinien bei der Konzeption und der Entwicklung der Lösung war die konsequente Nutzung des SAP-Standards – getreu dem Ansatz: keep the core clean. Von SAP vorgesehene Erweiterungsmöglichkeiten in den Standardfunktionalitäten (z.B. BAdIs) sollten, sofern vorhanden, verwendet werden und Vorrang vor einer nativen Eigenentwicklung haben. 

Performance und Fiori 

Das Performance-Potenzial der SAP S/4HANA-Datenbank sollte durch die konsequente Nutzung des neuen technischen Datenmodells (CDS-Views) voll ausgeschöpft werden. Native Eigenentwicklungen sollten durch Fiori-Apps ersetzt werden. Der Aufruf der Transaktionen und Fiori-Apps sollte zentral über das Fiori-Launchpad erfolgen.

Der gemeinsame Weg zur Wunschlösung

Gemeinsam mit den Kollegen der SWM wurden die fachlichen Anforderungen an die Lösung erarbeitet und spezifiziert. Die Entwicklung der Lösung wurde durch Experten von Natuvion und Partnern vorgenommen.

Durch die enge zeitliche Verzahnung der beiden Projekte konnten aktuelle regulatorische Anforderungen unmittelbar in die Entwicklung der Lösung einfließen. Die einzelnen Funktionalitäten wurden aufgrund des iterativen Projektvorgehens im Schwesterprojekt nach und nach zur Verfügung gestellt und wurden jeweils auf Basis frisch migrierter Daten durch den Fachbereich der SWM entwicklungsbegleitend getestet.

Das Ergebnis: Ein Gespann aus Standardfunktionalitäten und Fiori-Apps

SWM und Natuvion haben von Beginn an darauf gesetzt, die von SAP ausgelieferten Standardprozesse zu nutzen. Dieser Aspekt ist insbesondere bei den marktkommunikationsrelevanten Prozessen wie der Zahlungs- und Reklamationsverarbeitung von Bedeutung. Durch die enge Verzahnung der Geschäftsprozesse im SAP S/4HANA Utilities mit den Marktprozessen in der SAP Market Communication Cloud ist es wichtiger denn je, den Standard zu nutzen und diesen lediglich im Rahmen der von SAP vorgesehenen Erweiterungsoptionen bei Bedarf zu ergänzen. 

So ist eine Lösung entstanden, die in die Standardprozesse integriert ist und diese lediglich um sinnvolle Features für ein effizientes Forderungsmanagement ergänzt. Auf kundeneigene Transaktionen und Anwendungstabellen wurde weitestgehend verzichtet. Abgerundet wird das Angebot durch eigenentwickelte Monitoring- und Analysefunktionalitäten auf Basis von Fiori-Apps.

Forderungsmanagement für Messstellenbetreiber 

Forderungsbericht RBL Rast 

Forderungsbericht RBL Sald + Avise 

Funktionsübersicht 

Die fertige Lösung setzt sich aus den folgenden Bestandteilen zusammen: 

• Fiori-App „Forderungsbericht“ für ein stichtagsbezogenes Monitoring der Außenstände 
• Fiori-Apps zur Mahnauswertung und -verfolgung 
• Erweiterung der neuen SAP Fiori-App „Account-Balance-Monitor“ für die tagesaktuelle Sicht auf den Kontenstand der Marktpartner 
• Funktionale Erweiterung der SAP-Standardtransaktion INVMON (Avismonitor) für die tägliche effiziente Bearbeitung der eingehenden Zahlungs- und Reklamationsavise 
  
  

Forderungsbericht 

Für ein effektives Forderungsmanagement ist die sofortige und tagesaktuelle Datenbereitstellung von zentraler Bedeutung. Der Forderungsbericht ist eine von Natuvion entwickelte Fiori-App, die jederzeit („online“) eine stichtagsbezogene, aggregierte Auswertung der offenen Posten pro Marktpartner (Serviceanbieter) bzw. Anschlussnutzer erlaubt. Die Salden können in einem frei wählbaren Fälligkeitsraster dargestellt werden. Damit ist der Forderungsbericht ein wichtiges Instrument für die operative Liquiditätsplanung und für die laufende Überwachung der Außenstände. Da für die Beurteilung der Zahlungsfähigkeit eines Marktpartners auch die aktuell offenen Zahlungs- und Reklamationsavise betrachtet werden müssen, sind diese sowohl hinsichtlich ihrer Anzahl als auch ihres Betrags im Forderungsbericht integriert. 

Verschiedene Kennzahlen, wie etwa die durchschnittliche Rechnungshöhe und die durchschnittliche Mahnhöhe, erleichtern die Interpretation der absoluten Werte.

Mahnverfolgung 

Die Auswertung der gemahnten Forderungen gegenüber den Marktpartnern und den Anschlussnutzern sowie die historische Mahnverfolgung werden ebenfalls über neu entwickelte Fiori-Apps ermöglicht.

Kontenstand 

Für den Kontenstand der Marktpartner bietet SAP im Standard eine neue Fiori-App „Kontenstand überwachen“. Diese App steht für die Marktrollen VNB und MSB zur Verfügung und unterstützt alle Abrechnungslösungen: MSB-Abrechnung, MeMi-Abrechnung, Abrechnung von Sperr-/Entsperrkosten etc. Im Gegensatz zur Standard-Kontenstandsanzeige (FPL9) integriert sie die Sicht auf die Einzelrechnungen und bindet marktkommunikationsrelevante Informationen ein (z.B. Serviceanbieter, Cross-Referenznummer). 

Um die neue Fiori-App noch besser als Instrument zur Kontenklärung nutzen zu können, haben die Experten der Natuvion die App auf Wunsch der SWM um zusätzliche Selektions- und Anzeigefelder erweitert. 

Erweiterungen Avisverarbeitung 

Für die tägliche Verarbeitung der eingehenden Zahlungs- und Reklamationsavise sowie für das Monitoring der Avise ist im Standard die Transaktion INVMON vorgesehen. Um die Avisbearbeitung effizienter zu gestalten, wurde der SAP-Standard im Rahmen der vorgesehenen Erweiterungsoptionen um sinnvolle Funktionalitäten ergänzt, wie zum Beispiel das Setzen eines Reklamationsstatus (berechtigt/unberechtigt), zusätzliche Selektions- und Anzeigefelder, Kommentarpflege und Sachbearbeiterzuordnung. 

"Der SAP-Standard bietet einige grundlegende Funktionalitäten und Auswertungen für das operative Forderungsmanagement, die allerdings nicht durchgängig die Prozessbesonderheiten der Messstellen- und Netzbetreiber berücksichtigen."  

E-Mail-Integration 

Die Einführung der Entscheidungsbaum-Diagramme (EBDs) und der Marktnachricht „Commercial Dispute“ (COMDIS) haben zum Ziel, den Reklamationsprozess zwischen den Marktpartnern zu harmonisieren und den Weg zur maschinellen Verarbeitung zu ebnen. Allerdings gibt es die EBDs noch nicht durchgängig für alle Prozesse. So ist beispielsweise der Versand standardisierter Ablehnungen auf eine Reklamation einer MSB-Rechnung aktuell noch nicht möglich. Möchte der MSB einer nicht gerechtfertigten Reklamation widersprechen, bleibt nur der Weg der „bilateralen Klärung“, das heißt, der Versand einer E-Mail oder in Einzelfällen der Griff zum Telefon. Damit der Reklamationsprozess trotz fehlender Standardisierung möglichst effizient und ressourcenschonend abgewickelt werden kann, unterstützt unsere Lösung die Erzeugung von E-Mails unter Verwendung frei definierbarer Textbausteine in Abhängigkeit vom Ablehnungscode.