Moderne Systeme und optimierte Prozesse

Mit rund 1.500 Mitarbeitenden und einem Umsatz von nahezu 1,3 Milliarden Euro gehört badenova zu den wichtigsten Energieversorgern Süddeutschlands. Als regionales Unternehmen ist badenova fest in Baden verankert und dafür bekannt, die Energie- und Wärmewende durch den Ausbau der Erneuerbaren konsequent voranzutreiben. Aber nicht nur dort übernimmt das Unternehmen eine Vorreiterrolle. Auch bei der Digitalisierung ist der Energiedienstleister weit vorne. Bei der IT-Infrastruktur setzen die Breisgauer daher auf moderne und passgenaue Lösungen – unter anderem, um ihren Kunden stets den bestmöglichen Service zu bieten.

Nach rund 20 Jahren erfolgreicher Arbeit mit dem alten ERP war es daher Zeit für eine moderne und ausbaufähige Systemlandschaft – mit SAP S/4HANA und seinen Core-Modulen als Fundament. Georg Klein, IT-Projektleiter der badenova, erläutert: „Unser altes System hat uns viele Jahre gute Dienste geleistet. Irgendwann kommt aber jede Lösung an einen Punkt, wo sie den aktuellen Anforderungen nicht mehr gerecht wird. Dann wird es Zeit für einen Neuanfang.“

Ein Projekt, viele Ziele

Das Projekt hatte aber nicht nur das Ziel, auf eine neue Plattform zu wechseln. Parallel diente es auch dazu, die energiewirtschaftlichen Prozesse aus dem SAP Industry Solutions for Utilities (SAP IS-U) von den logistischen und kaufmännischen Prozessen des Core-Bereichs zu trennen. Ferner sah badenova einige Anpassungen an der SAP-Organisationsstruktur vor – beispielsweise eine Kostenrechnungskreistrennung. Aufgrund des großen Datenvolumens im Altsystem und dem parallelen Produktivbetrieb von SAP IS-U war bereits vor Projektbeginn klar, dass für die Migration erfahrene Partner nötig sind. Diese fand badenova schließlich in dem Digital-Engineering-Experten Nagarro und dessen Partner Natuvion. Georg Klein berichtet hierzu: „Komplexe Transformationsprozesse erfordern ein kluges und technisch ausgereiftes Vorgehensmodell. Genau hier zeigten Nagarro und Natuvion besondere Stärken – und erhielten auch deshalb den Zuschlag für unsere Ausschreibung.“

Sanfter Übergang dank einer Selective Data Transition

Nachdem die Partner feststanden, bildeten sie ein gemeinsames Projektteam, um ein genaues Konzept zu erarbeiten. Dieses setzte das Team dann in mehreren Schritten um: Um den umfangreichen Datenbestand einfacher zu handhaben, trennte das Projektteam zunächst die Prozesse, Funktionen und Daten des IS-U-Systems von denen des ERP-Cores. Erstere beließ es dabei im Quellsystem, während es die für SAP S/4HANA benötigten Daten aus der bisherigen SAP ECC-Lösung transferierte – sowohl für das aktuelle als auch das vorherige Geschäftsjahr sowie für alle noch nicht abgeschlossenen Aufträge und Vorgänge. Methodisch griff das Team dafür auf eine Selective Data Transition zurück. Dieses Vorgehen erlaubte es, die Datenbestände schrittweise in die neue Systemlandschaft zu überführen – sodass das laufende Geschäft des Unternehmens kaum gestört wurde. Für den selektiven Datentransfer baute das Projektteam auf Basis des bisherigen Produktivsystems dann eine eigene „Shell“ auf. Dabei handelt es sich um eine von den Anwendungsdaten bereinigte Kopie des Produktivsystems, in die nur noch die für das Arbeiten im neuen System benötigten (historischen) Daten migriert wurden. Den Transfer organisierte das Team schließlich mithilfe des Natuvion Data Conversion Server (DCS), einer intelligenten Transformationssoftware, die speziell auf die automatisierte Migration großer Datenbestände ausgelegt ist.

5 Gründe für eine Selective Data Transition

Die Migration zu SAP S/4HANA nutzte das Projektteam zudem, um vorhandene Stammdaten von Inkonsistenzen und Redundanzen zu bereinigen. Ferner führte es innerhalb der neuen ERP-Lösung für den bisher größten Kostenrechnungskreis eine Kostenrechnungskreistrennung durch, um den veränderten Organisationsstrukturen und Anforderungen im Bereich Controlling gerecht zu werden. In diesem Zuge optimierte das Team auch die Profitcenter-Strukturen und schuf somit die Basis für Belegsplits und die Erstellung einer Profitcenter- und Segmentbilanz.

Gelungene SAP S/4HANA-Transformation

Nach rund 21 Monaten Projektlaufzeit, vier Testmigrationen und einer Generalprobe konnte das Projektteam am 13.05.2024 schließlich in den Livebetrieb überführen. badenova verfügt mit SAP S/4HANA nun über ein modernisiertes ERP-System. Dieses ist grundsätzlich anschlussfähig an weitere IT-Lösungen wie etwa die SAP Business Technology Platform (SAP BTP) und bietet der hausinternen IT künftig viele Gestaltungsspielräume.

Das neue System ist hinsichtlich der Funktionalität und der migrierten bzw. transformierten Daten in jeder Hinsicht optimiert und bringt badenova nun in eine hervorragende Ausgangslage für weitere Digitalisierungsschritte rund um das SAP ERP. Entsprechend zufrieden äußert sich Georg Klein: „Dank der guten Zusammenarbeit mit Nagarro und Natuvion konnten wir unsere IT-Infrastruktur weiter verbessern. Sie ist das Fundament für moderne und flexible Geschäftsprozesse sowie optimalen Kundenservice. Trotz der umfassenden Datenbestände und über 20 Jahre hinweg gewachsener Strukturen verlief die Transformation durch die professionelle Planung des Projektteams und den großen partnerschaftlichen Einsatz aller Beteiligten nahezu reibungslos.“