DE
Projektabschluss: Warum ein klarer Schlusspunkt entscheidend ist
Nov 4, 2024
Ein Projekt zu initiieren und durchzuführen, erfordert viel Planung, Engagement und Koordination. Doch ebenso wichtig wie ein starker Beginn und ein effizienter Verlauf ist ein klarer und strukturierter Abschluss. Ohne diesen finalen Schritt besteht die Gefahr, dass das Projekt als eine Art Schattenorganisation neben dem regulären Tagesgeschäft weiterläuft und Ressourcen bindet, die für neue Aufgaben benötigt werden. Warum der Projektabschluss so bedeutsam ist und welche Schritte hierbei unerlässlich sind, haben unsere Projektmanagement-Experten hier für Sie zusammengefasst.
Der Schlusspunkt: Warum ein Projekt abgeschlossen werden muss
Ein Projekt hat stets einen klar definierten Zweck und einen festgelegten Zeitrahmen. Wenn dieser Rahmen überschritten wird, verwandelt sich das Projekt schleichend in eine Dauereinrichtung, die neben dem regulären Betrieb weiterexistiert. Dies kann zur Verwirrung führen und die Effizienz sowohl des Projekts als auch des Tagesgeschäfts beeinträchtigen. Ein sauberer Projektabschluss sorgt dafür, dass alle Beteiligten ihre Aufmerksamkeit wieder auf neue Herausforderungen lenken können und das Projekt keine „Neverending-Story“ wird, die irgendwann auch keiner mehr begleiten möchte. Deshalb sollte schon bei der Projektplanung immer auch der Meilenstein für den Projektabschluss berücksichtigt und kommuniziert werden.
Dokumentation der offenen Punkte: Ein essenzieller Schritt
Klar ist: Man ist nie wirklich fertig mit den Aufgaben. Das ist aber kein Grund, das Projekt nicht zu beenden. Die Dokumentation offener Punkte ist ein zentraler Bestandteil des Projektabschlusses. Hierbei geht es nicht darum, Perfektion zu erreichen, sondern Klarheit zu schaffen. Eine präzise und umfassende Dokumentation gewährleistet, dass auch nach dem offiziellen Projektende keine wichtigen Aufgaben übersehen werden. Besonders wichtig ist dabei die Abstimmung mit den künftig betreuenden Fachbereichen. Diese müssen in den Prozess eingebunden und über alle relevanten Themen informiert werden. Wie Sie das umsetzen können, zeigen wir Ihnen mit den nachfolgenden 4 Empfehlungen:
-
Liste der offenen Punkte: Erstellen Sie eine detaillierte Aufstellung aller noch offenen Aufgaben. Jede Kleinigkeit zählt!
-
Zuweisung von Verantwortlichkeiten: Bestimmen Sie klar, wer für welche offenen Punkte verantwortlich ist, um Verwirrung zu vermeiden.
-
Priorisierung: Ordnen Sie die offenen Punkte nach Dringlichkeit, um einen geordneten und effizienten Abschluss zu ermöglichen.
-
Abstimmung mit den Fachbereichen: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Fachbereiche in den Prozess eingebunden werden. Vereinbaren Sie Abstimmungsmeetings, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über ihre zukünftigen Aufgaben informiert sind und notwendige Ressourcen bereitstellen können.
Übergabemeetings: Der offizielle Abschluss
Nach der Dokumentation folgt das Übergabemeeting, das als offizieller Abschluss des Projekts dient. Dieses Meeting bietet die Möglichkeit, die Ergebnisse zu präsentieren und sicherzustellen, dass alle offenen Punkte klar kommuniziert werden. Es ist der Moment, um letzte Fragen zu klären und den Übergang in den Regelbetrieb zu erleichtern. Empfohlene Teilnehmer sind die Key-Ressourcen des Projekts (Anhaltspunkt können alle Namen auf dem Projektorganigramm sein) und der entsprechenden Fachbereiche inklusive aller beteiligten Führungskräfte.
Folgende Aspekte sollten Sie in einem Übergabemeeting berücksichtigen:
-
Klärung offener Fragen: Nutzen Sie die Gelegenheit, um Unklarheiten auszuräumen.
-
Einholung von Feedback: Diskutieren Sie, was gut gelaufen ist und wo Verbesserungspotenzial besteht (Retrospektive). Dies fördert das Lernen für zukünftige Projekte.
-
Anerkennung und Dank: Würdigen Sie die Leistungen aller Beteiligten, um Motivation und Zufriedenheit zu fördern.
Fazit: Der Projektabschluss als Neubeginn
Der Abschluss eines Projekts markiert nicht das Ende, sondern vielmehr einen Neuanfang. Es ist die Chance, das Gelernte zu reflektieren und Verbesserungen in zukünftige Projekte einfließen zu lassen. Ein strukturierter und klarer Abschluss ist unerlässlich, um sich neuen Aufgaben mit vollem Engagement widmen zu können, ohne dass alte Projekte ungewollt weiterlaufen und Ressourcen binden.
„And one more thing”: Vergessen Sie nicht die Projektabschlussfeier! In diesem Sinne, viel Erfolg beim Abschluss Ihrer Projekte!
Artikel und Neuigkeiten
Nov 12, 2024
nVision - Das Magazin rund...
nVision Ausgabe 6 ist da! Die letzte Ausgabe für das Jahr...
Weiterlesen
Okt 22, 2024
Erfolgreiches...
Egal ob es sich um die Einführung neuer Technologien, die...
Weiterlesen
Okt 16, 2024
Erfolgreich von SAP ECC auf...
Im Rahmen der Systemumstellung von SAP ECC auf die...
Weiterlesen
Okt 8, 2024
Better safe than sorry!
Die Ära des bloßen Reagierens auf Hackingangriffe ist...
Weiterlesen
Okt 1, 2024
Komplexe Migration mit...
Auch nach mehreren Übernahmen und zahlreichen neu...
Weiterlesen
Sep 30, 2024
24h Lieferantenwechsel:...
Mit der Veröffentlichung der Festlegung zum beschleunigten...
Weiterlesen
Sep 25, 2024
Wie sich die...
Die Ergebnisse der internationalen Studie von Natuvion und...
Weiterlesen
Sep 25, 2024
OKR-Framework: So lassen...
Bei Transformationsprojekten erfolgt in der Regel eine...
Weiterlesen