Projektabschluss: Warum ein klarer Schlusspunkt entscheidend ist

Der Schlusspunkt: Warum ein Projekt abgeschlossen werden muss

Ein Projekt hat stets einen klar definierten Zweck und einen festgelegten Zeitrahmen. Wenn dieser Rahmen überschritten wird, verwandelt sich das Projekt schleichend in eine Dauereinrichtung, die neben dem regulären Betrieb weiterexistiert. Dies kann zur Verwirrung führen und die Effizienz sowohl des Projekts als auch des Tagesgeschäfts beeinträchtigen. Ein sauberer Projektabschluss sorgt dafür, dass alle Beteiligten ihre Aufmerksamkeit wieder auf neue Herausforderungen lenken können und das Projekt keine „Neverending-Story“ wird, die irgendwann auch keiner mehr begleiten möchte. Deshalb sollte schon bei der Projektplanung immer auch der Meilenstein für den Projektabschluss berücksichtigt und kommuniziert werden.

Dokumentation der offenen Punkte: Ein essenzieller Schritt

Klar ist: Man ist nie wirklich fertig mit den Aufgaben. Das ist aber kein Grund, das Projekt nicht zu beenden. Die Dokumentation offener Punkte ist ein zentraler Bestandteil des Projektabschlusses. Hierbei geht es nicht darum, Perfektion zu erreichen, sondern Klarheit zu schaffen. Eine präzise und umfassende Dokumentation gewährleistet, dass auch nach dem offiziellen Projektende keine wichtigen Aufgaben übersehen werden. Besonders wichtig ist dabei die Abstimmung mit den künftig betreuenden Fachbereichen. Diese müssen in den Prozess eingebunden und über alle relevanten Themen informiert werden. Wie Sie das umsetzen können, zeigen wir Ihnen mit den nachfolgenden 4 Empfehlungen:

Liste der offenen Punkte: Erstellen Sie eine detaillierte Aufstellung aller noch offenen Aufgaben. Jede Kleinigkeit zählt!
Zuweisung von Verantwortlichkeiten: Bestimmen Sie klar, wer für welche offenen Punkte verantwortlich ist, um Verwirrung zu vermeiden.
Priorisierung: Ordnen Sie die offenen Punkte nach Dringlichkeit, um einen geordneten und effizienten Abschluss zu ermöglichen.
Abstimmung mit den Fachbereichen: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Fachbereiche in den Prozess eingebunden werden. Vereinbaren Sie Abstimmungsmeetings, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über ihre zukünftigen Aufgaben informiert sind und notwendige Ressourcen bereitstellen können.

Übergabemeetings: Der offizielle Abschluss

Nach der Dokumentation folgt das Übergabemeeting, das als offizieller Abschluss des Projekts dient. Dieses Meeting bietet die Möglichkeit, die Ergebnisse zu präsentieren und sicherzustellen, dass alle offenen Punkte klar kommuniziert werden. Es ist der Moment, um letzte Fragen zu klären und den Übergang in den Regelbetrieb zu erleichtern. Empfohlene Teilnehmer sind die Key-Ressourcen des Projekts (Anhaltspunkt können alle Namen auf dem Projektorganigramm sein) und der entsprechenden Fachbereiche inklusive aller beteiligten Führungskräfte.

Folgende Aspekte sollten Sie in einem Übergabemeeting berücksichtigen:

Klärung offener Fragen: Nutzen Sie die Gelegenheit, um Unklarheiten auszuräumen.
Einholung von Feedback: Diskutieren Sie, was gut gelaufen ist und wo Verbesserungspotenzial besteht (Retrospektive). Dies fördert das Lernen für zukünftige Projekte.
Anerkennung und Dank: Würdigen Sie die Leistungen aller Beteiligten, um Motivation und Zufriedenheit zu fördern.

Fazit: Der Projektabschluss als Neubeginn

Der Abschluss eines Projekts markiert nicht das Ende, sondern vielmehr einen Neuanfang. Es ist die Chance, das Gelernte zu reflektieren und Verbesserungen in zukünftige Projekte einfließen zu lassen. Ein strukturierter und klarer Abschluss ist unerlässlich, um sich neuen Aufgaben mit vollem Engagement widmen zu können, ohne dass alte Projekte ungewollt weiterlaufen und Ressourcen binden.

„And one more thing”: Vergessen Sie nicht die Projektabschlussfeier! In diesem Sinne, viel Erfolg beim Abschluss Ihrer Projekte!