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Was tun mit Altdaten? Wie Sie rechtlich einwandfrei Systeme stilllegen

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20.3.2024

Autor: Redaktionsteam

Seitdem Geschäftsdaten digital verwaltet werden können, wachsen die IT-Systeme von Unternehmen unaufhörlich. Im Schnitt verdoppelt sich die Datenmenge alle zwei Jahre. Bis zu dem Zeitpunkt, an dem die Systeme vom technischen Fortschritt überholt und nicht mehr profitabel sind. Dann gilt es, die relevanten Daten und Prozesse auf moderne Plattformen umzuziehen – und sich von Altdaten bzw. -systemen zu trennen.

Der Umgang mit Altdaten ist für nicht wenige Unternehmen eine enorme Baustelle, bei der es noch sehr viele Fragen und noch mehr Handlungsbedarf gibt. Aktuellstes Beispiel: die Transformation auf SAP S/4HANA. Die Ankündigung von SAP, 2027 den Support für das aktuelle ERP-System SAP ECC zugunsten von SAP S/4HANA einzustellen, konfrontiert viele Unternehmen zwangsläufig mit dem Management ihrer Altdaten. Denn spätestens wenn sie sich hier für eine selektive Datenmigration entscheiden, stellt sich die Frage, was mit den restlichen Daten passiert, die nicht auf SAP S/4HANA umgezogen werden sollen.

Löschen oder archivieren? Was ist zu tun?

Brauche ich die Daten noch oder kann ich sie einfach löschen? Das sind die wohl häufigsten Fragen, die sich Unternehmen beim Anblick ihrer Daten stellen. So viel vorneweg: Mit einem Klick auf den Lösch-Button ist es nicht getan! Es gibt einiges zu beachten. Allen voran die unterschiedlichen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Diese variieren je nach Daten- oder Dokumententyp ganz erheblich. Für steuerrechtliche Unterlagen gilt beispielsweise in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von sechs oder zehn Jahren. Verträge, Urkunden oder Patientenunterlagen müssen dagegen oft mehrere Jahrzehnte vorgehalten werden. Und entsprechend muss der Zugang zu den Daten gewährleistet sein. Hinzu kommen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen und die Pflicht, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck entfällt, für den sie erhoben wurden. Wie also funktioniert ein rechtssicheres Management von historischen Geschäftsdaten am besten – ohne parallel zu den neuen IT-Systemen die alten weiterbetreiben zu müssen und IT-Budgets zu belasten?

Aufbewahrung vs. Systemstilllegung

Der kleine, aber feine Unterschied: Gesetzliche Vorschriften verpflichten Unternehmen zur Aufbewahrung bestimmter Daten, nicht aber zum Weiterbetrieb alter Systeme. Das heißt: Für die Aufbewahrung und Löschung von Altdaten können auch eigens dafür entwickelte Archivierungslösungen bzw. Data-Retention- Management-Systeme genutzt werden. Diese sind im Vergleich zu alten Operativsystemen eine kostengünstige Alternative und unabhängig von branchen- oder rechtsspezifischen Aufbewahrungspflichten einsetzbar. Wichtig bei der Wahl eines solchen Systems: Die Archivierung der Daten muss revisionssicher und entsprechend den DSGVO-Vorgaben zur digitalen Archivierung vollständig, sicher, nur für Berechtigte zugänglich, dokumentierbar und unter Einhaltung der jeweiligen Aufbewahrungsfristen erfolgen.

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Gesetzliche Fristen im Blick mit dem Natuvion Intelligent Data Store (IDS)

Ein digitaler Umzug von Daten ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung. Zu prüfen, welche Daten mitkommen, welche gelöscht werden können, und auch für die Zukunft schon festzulegen, was wann mit welchen Daten passiert, ist eine Herkulesaufgabe. Hierfür gibt es aber eine Lösung: den Natuvion Intelligent Data Store (IDS). Der Natuvion IDS ist ein DSGVO-konformes Lager für Ihre Daten. Ganz egal, aus welchem Quellsystem sie stammen.

Was kann der Natuvion IDS?

Der Natuvion IDS hat immer alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und die Datenschutzkonformität im Blick. Die Daten werden revisionssicher und DSGVO-konform archiviert. Die Löschung erfolgt entweder periodisch nach Fristen oder nach vorab festgelegten Fristen des Kunden. Ein Vorteil, der sich mit dem Natuvion IDS ergibt, ist, dass Systeme stillgelegt werden, aber zu jeder Zeit notwendige Auskünfte zu Daten erteilt werden können. Ob für eine Steuer- oder Wirtschaftsprüfung oder eine Fachrecherche, die Informationen sind immer schnell und einfach verfügbar (read only). Sicherheitsrisiken wie etwa der Weiterbetrieb von unsicheren Systemen sind mit dem Natuvion IDS passé. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie mit dem Natuvion IDS Ihre Betriebskosten senken und keine Lizenzkosten für „alte“ Systeme anfallen.