„SAP ILM erfolgreich einführen, heißt testen, testen, testen!“ 

Frau Baranowski und Herr Schnakenberg, was war die Ausgangslage bei swb, als Ihr Unternehmen auf Natuvion zuging? 

Wie in vielen Unternehmen haben wir auch bei swb über Jahrzehnte Daten gesammelt, aber diese nie vernichtet. Mit der DSGVO wurde dann ein völlig neuer Rechtsrahmen zum Umgang mit personenbezogenen Daten geschaffen. Um das sauber in unseren Systemen abzubilden, haben wir uns auf die Suche nach einem geeigneten SAP ILM-Implementierungspartner gemacht. Nachdem wir über einen Artikel im DSAG-Magazin auf Natuvion aufmerksam geworden sind, nahmen wir Kontakt auf. Die ersten Gespräche verliefen dann sehr unkompliziert und vielversprechend, sodass unsere Entscheidung schnell feststand, gemeinsam mit Natuvion das Projekt durchführen zu wollen. 

Wäre die Einführung von SAP ILM bei Ihnen auch mit einem rein internen Projektteam denkbar gewesen? 

Nein. Es war von Anfang an klar, dass wir externe Unterstützung brauchen. Wir haben bei swb zwar eine große Mannschaft für die SAP-Modulbetreuung mit sehr tiefem System- und Prozesswissen, aber wir hatten bisher keine Berührungspunkte mit SAP ILM. Und auch
mit Blick auf die Ressourcen hätten wir es nicht ohne Unterstützung geschafft, insbesondere weil in unserem Projektteam die Themen rund um die Patch- und Formatwechsel im SAP IS-U zu den jeweiligen Terminen Anfang April und Oktober ebenfalls bewältigt werden mussten. 

Jetzt klingeln beim Wort „Datenlöschen“ immer noch bei vielen Menschen die Alarmglocken. Was haben Sie bei swb gemacht, um diesen Change vom jahrelangen Datensammeln hin zum regelmäßigen Datenlöschen einzuläuten und alle Personen bei swb mitzunehmen? 

Hier würden wir bei uns weniger von Change, sondern vielmehr von einem Kulturbruch sprechen. Unser anfänglicher Ansatz war es, im Vorprojekt bei allen ein Verständnis dafür zu schaffen, was technisch beim Datenlöschen passiert. Im Umsetzungsprojekt haben wir
dann aber festgestellt, dass das offensichtlich nicht ausreichend war. Denn aus dem Vorprojekt hängen geblieben ist: Wenn man einen personenbezogenen Datensatz beispielsweise mit dem Namen „Maria Müller“ hat, kann zwar die Namensinfo gelöscht werden, der Datensatz selbst bleibt aber bestehen. Doch genau das ist nicht der Fall – nicht zuletzt aufgrund von Dateninkonsistenzen. Das hat dazu geführt, dass wir mit der Aufklärungsarbeit während der Umsetzung eigentlich noch einmal von vorne anfangen mussten. In einer aufwendigen Runde mit insgesamt acht fachspezifischen Workshops sind wir dann noch einmal Objekt für Objekt durchgegangen und haben erklärt, was da technisch beim Löschen auf Tabellenebene passiert. Da war Ausdauer gefragt, um wirklich alle mitzunehmen. Rückblickend zeigt uns das, dass der Kreis aller Beteiligten, die zu den Details eines solchen Projekts abgeholt werden müssen, gerade am Anfang gar nicht groß genug sein kann. Gleichzeitig kommt der Projekttheorie ein wesentlicher Erfolgsfaktor zu, weshalb man ihr insbesondere zu Beginn genügend Zeit und Aufmerksamkeit einräumen sollte. 

Stichwort „Projekttheorie“: Wie muss man sich das Projektvorgehen insgesamt vorstellen? 

Startpunkt war für uns eine detaillierte Datenanalyse mit der Analyseplattform Natuvion SOPHIA. Übrigens auch einer der wesentlichen Gründe, warum wir Natuvion nach dem Vorbereitungs- auch für das Umsetzungsprojekt als Partner gewählt haben. Denn ohne das Tool hätten wir nie in dem Umfang und der Geschwindigkeit feststellen können, wo überall personenbezogene Daten in unseren Systemen stecken. Die Ergebnisse wiederum waren die Basis für die zu konfigurierende ILM-Logik und die Ausprägung der ILM-Objekte. Diese sind dann technisch für das Löschen der Daten in den Systemen zuständig. Zum Test der definierten ILM-Prozesse haben wir in insgesamt drei verschiedenen Testsystemen erst Einzeltests, dann Intervall- und zum Schluss Massentests durchgeführt. Das war definitiv eine der intensivsten Phasen für uns, bevor wir im letzten Schritt die Archivierungsläufe im Produktivsystem starteten. Ursprünglich sollte dieser letzte Schritt auch eigenständig durch swb erfolgen. Das war aufgrund von Ressourcenengpässen allerdings nicht möglich, sodass wir Natuvion nach einer zusätzlichen Beauftragung und Freigabe durch uns sogar die Archivierungsläufe in unserem Produktivsystem anvertrauten. 

Spannend. Und was sagen Sie zu dem Projektergebnis? 

Wir haben mit dem initialen Archivierungslauf auf unserem SAP IS-U-Produktivsystem alle identifizierten personenbezogenen Daten erfolgreich archiviert. Was im Moment noch fehlt, ist die endgültige Vernichtung dieser Daten aus dem Archiv. Hierfür haben wir gerade erst die interne Freigabe erhalten. Was mit dem erfolgreichen Archivierungslauf auf dem Produktivsystem jedoch klar ist: Das Set-up der ILM-Prozesse passt, und wir können nun in den Regelbetrieb übergehen. Und was uns besonders freut: Dank unserer intensiven Testphase musste Natuvion bei dem produktiven Archivierungslauf eigentlich nur noch aufs Knöpfchen drücken. Aus den Fachbereichen kam hier nichts mehr hoch, dass irgendetwas nicht stimmen würde. Die Mühen haben sich also gelohnt. 

Was bleibt Ihnen von diesem Projekt in besonders positiver Erinnerung? 

Die Zusammenarbeit auf allen Ebenen. Die ILM-Einführung und -Umsetzung ist ein sehr komplexes und technisches Projekt. Zu Beginn mussten sich alle Beteiligten erst finden. Das hat auch mal geruckelt, aber wir haben immer einen gemeinsamen Weg gefunden. Insgesamt würden wir die Zusammenarbeit zu jeder Zeit als eng und verständnisvoll beschreiben, auch wenn es bei einer gesamten Projektlaufzeit von guten vier Jahren hier und da natürlich auch mal kritische Themen oder unterschiedliche Sichtweisen gab. Doch wir konnten über alles schnacken und haben für jede Herausforderung eine Lösung gefunden. Nicht zuletzt auch dank des enormen ILM-Know-hows von Natuvion. 

Und was war aus Ihrer Sicht ein entscheidender Erfolgsfaktor für das Projekt? 

Testen, testen, testen! Wir wurden wirklich oft gefragt, warum denn nun nochmal Tests notwendig sind. Da können wir nur sagen: Man kann nicht zu viel testen! Wir haben während den zahlreichen Tests noch so viele Dinge festgestellt und glattgezogen, die, hätten wir sie nicht bemerkt, womöglich ein Löschen von Daten zur Folge gehabt hätten, die nie gelöscht hätten werden dürfen. Denn im Vergleich zu „normalen“ Projekten, bei denen sich Ergebnisse auch im Nachhinein durch die Justierung bestimmter Faktoren noch einmal anpassen lassen, können nach einer Archivierung Daten nicht einfach wiederhergestellt werden. Dieses Verständnis ist essenziell, und genau deswegen ist gründliches Testen so wichtig. Und damit meinen wir nicht nur die Kontrolle, ob unsere ILM-Prozesse richtig funktionieren. Genauso wichtig ist es, zu testen, wie – in unserem Fall – die IS-U-Prozesse aussehen, nachdem Daten gelöscht wurden, und sich zu fragen, ob da noch alles funktioniert, wie es soll oder wie es sein muss. Und noch einen weiteren entscheidenden Vorteil bringt das Testen mit sich: Je mehr getestet wird und je besser die Beteiligten verstehen, was da beim „Datenlöschen“ eigentlich passiert, desto eher lassen sich auch Bedenken gegenüber einem solchen Projekt ausräumen. 

Vielen Dank, Frau Baranowski und Herr Schnakenberg, für das Gespräch und die Einblicke!