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Mit der Auslieferung von HCM für SAP S/4HANA ist im Oktober 2022 auch das letzte Modul aus der ERP-Familie in die SAP S/4HANA-Architektur für ERP eingezogen. Welche Möglichkeiten und Chancen der Umstieg mit sich bringt und mit welchen Ansätzen Natuvion HCM in die neue Umgebung integriert, darüber gibt Lutz Friedrich, Head of HCM, einen Überblick und zeigt ein konkretes Kundenszenario auf.
Mit der Verfügbarkeit von SAP HCM für S/4HANA ist grundsätzlich eine Wartungszusage für die sogenannten Core-Themen bis 2040 verbunden. Dies gilt insbesondere für die dringend notwendigen gesetzlichen Änderungen in der Abrechnung und die stetig wachsenden Arbeitgeberaufgaben in der Kommunikation mit gesetzlichen Einrichtungen. Die weitere Digitalisierung dieser Prozesse ist damit gesichert. Kunden können dadurch weiterhin ihre Unternehmensprozesse in einer sogenannten On-Premise-Architektur unterstützen. Die nachfolgende Grafik zeigt die prinzipiellen SAP-Softwarelösungen und deren Verfügbarkeit, Begriffserklärungen folgen.
Das SAP HCM wäre nun aber nicht HCM, gäbe es hier nicht auch wieder diverse Optionen zur zukünftigen Ausrichtung der Architektur im Zusammenhang mit SAP S/4HANA sowohl
beim Betriebsmodus (On-Premise, Cloud, Hybrid),
bei der SAP-Integration (Stand-alone, Compatibility Mode, integriert) als auch
bei der eingesetzten SAP-Software (HCM, Successfactors).
Die nachfolgende Grafik veranschaulicht die prinzipielle Situation und mögliche Pfade zur Transformation auf HCM für SAP S/4HANA. Die waagerechten Pfeile stehen in diesem Modell immer für die SAP S/4HANA-Transformation, die senkrechten Pfeile ändern die Systemarchitektur für das SAP HCM.
Im Folgenden wird vorerst auf die waagerechten Pfeile, die Transformation, näher eingegangen. Das Standardvorgehen der SAP ist die sogenannte Conversion. Dabei werden alle Einstellungen, Daten und Entwicklungen (so S/4HANA-kompatibel) in die „Neue Welt“ übernommen. Im Wesentlichen erfolgt hierfür ein Upgrade auf SAP S/4HANA 2022 und im Nachgang die Aktivierung der SAP S/4HANA-Version des SAP HCM über eine sogenannte Business Function. Dieses Verfahren funktioniert sehr gut, belässt allerdings „alles beim Alten“.
Sehr viele SAP HCM-Installationen blicken jedoch auf eine lange Historie. Dies ist in den Datenbeständen (sowohl was die Anzahl der Mitarbeiterdaten als auch die der abgebildeten Unternehmen betrifft), den Customizing-Varianten und auch -Entwicklungen zu sehen. Insofern bieten sich neben der Eins-zu-eins-Conversion - der sogenannten Brownfield Conversion – weitere Möglichkeiten. Die hiermit verbundenen Chancen beinhalten sowohl Restandardisierung und Redesign der Anwendung als auch eine Reduzierung der vorhandenen Daten um zum Beispiel inaktive Unternehmen oder nicht mehr gültige Kontierungen. Die Nutzung dieser Chancen, auch in der Kombination aus Anwendung und Daten, ist mit Ansätzen sowohl einer kompletten Neueinführung – dem sogenannte Greenfield-Ansatz – als auch einer teilweisen Neuausrichtung – der sogenannten Selective Data Transition (SDT) ‒ möglich.
Insbesondere im Hinblick auf aktuelle, meist komplexe Abrechnungs- und/oder Zeitwirtschaftsszenarien mit hoher Dezentralisierung ist eine komplette Neueinführung sehr zeit- und kostenintensiv und kommt wahrscheinlich nur infrage, wenn sich der Betriebsmodus ändert oder die Restandardisierung der Anwendung für den neuen Betriebsmodus im Fokus steht. Der Ansatz der Selective Data Transition bietet dagegen eine gute Alternative zur Eins-zu-eins-Conversion. Die nachfolgende Grafik stellt die drei Verfahren zusammengefasst dar und rückt die Selective Data Transition in die Betrachtung.
Greenfield: Im Greenfield-Verfahren erfolgt eine vollständige Neuimplementierung. Die Datenübernahme kann sequentiell je Unternehmen/Anwendung oder in einem Big-Bang-Szenario erfolgen.
Brownfield: Im Brownfieldverfahren erfolgt eine Conversion des bestehenden SAP-Systems. In einem technischen Schritt erfolgt der Wechsel der Datenbank, die Transformation des Datenmodells und das Datenupgrade.
Selective Data Transition (SDT): Die Selective Data Transition verbindet die Vorteile einer Neuimplementierung mit der technischen Stabilität einer Conversion. Es besteht die Möglichkeit, die Datenübernahme und den Stand der Systemausprägung nahezu frei zu definieren und somit die Zielplattform nach individueller Definition aufzubauen.
Eine selektive Transition kann den Wechsel beschleunigen.
Das Verfahren reduziert das Projektrisiko im Vergleich zu einer Neuimplementierung.
Die Auswirkungen auf die laufenden Prozesse und die IT-Organisation sind gering.
Historische Systemausprägungen, Datenstrukturen und Datenbestände können bereinigt und reduziert werden.
Veränderungen der IT-Landschaft wie Systemkonsolidierungen oder Prozessauslagerungen in Cloud-Lösungen können in einem Schritt erfolgen.
Alle drei Verfahren sind von SAP als Transformationsweg auf SAP S/4HANA anerkannt. Für die Selective Data Transition (SDT) existiert eine eigene SAP-Community aus weltweit vier Unternehmen zur Unterstützung dieses Verfahrens mit geeigneten Prozessen und Tools. Natuvion ist Teil dieser Community und das unterstützende Tool ist der Natuvion Data Conversion Server (DCS), ein umfangreiches Werkzeug für alle Arten von System- und Daten-Transformationen. Im bereitgestellten Content des Natuvion DCS ist die Verarbeitung der HCM-Daten bereits als Template in Form eines Masterprojekts enthalten. Natürlich wird es auch im Fall einer Neuimplementierung die Anforderung einer Migration geben. Dafür ist der Natuvion DCS ebenfalls vorbereitet.
Die SAP S/4HANA-Transformation mit Nutzung des SDT-Ansatzes und mit Einsatz der Natuvion Beschleuniger ist in der nachfolgenden Grafik dargestellt.
Das dargestellte Verfahren ist bereits in mehr als 100 Projekten sehr erfolgreich zum Einsatz gekommen und auch für die HCM-Transformation ein bewährter Ansatz.
Um auf die ursprüngliche Fragestellung der möglichen Wege zurückzukommen, folgt ein Exkurs zu den senkrechten Pfeilen der Abbildung „Transformationswege zu Ihrem HCM für S/4HANA“. Hierbei geht es um die Herauslösung der HCM-Prozesse und HCM-Daten aus einem integrierten SAP-System, welches im Gesamtumfang aus ERP-Daten (Finance, Logistik), industriespezifischen Lösungen und HCM-Funktionen bestehen kann. Oftmals ist hierbei von einem Carve-out die Rede. Auch hier gibt es verschiedene Varianten.
Die Treiber für einen Carve-out der HCM-Funktionen können sich aus verschiedenen Gründen ergeben, wie zum Beispiel:
Auch in diesen Szenarien sind Daten zu verändern. Sowohl die selektive Migration als auch die Löschung ganzer Anwendungsgebiete in den Systemen führt der Natuvion DCS zuverlässig durch.
Im Spezialfall der Kundenstrategie „Herauslösen HCM und Transformation auf SAP S/4HANA“ sind sowohl senkrechte als auch waagerechte Pfeile durchzuführen.
Nimmt man nun noch entsprechende Wünsche nach Änderungen an der Applikation und der Historien hinzu, kann schnell ein mehrstufiges und komplexes Programm aus mehreren Projekten entstehen. Hier kann eine „Abkürzung“ im Rahmen einer SAP S/4HANA-Transformation angedacht werden.
Der gelbe Pfeil in der Grafik zeigt die mögliche Abkürzung. Das mögliche Projektvorgehen ist eine Kombination aus dem Carve-out-Vorgehen „Kopieren und Löschen“ und dem SDT-Transformationsansatz. Das konkrete Vorgehen lässt sich wie folgt veranschaulichen.
Die wesentlichen Vorteile dieses Vorgehens sind offensichtlich:
Nutzung der erprobten Projektorganisation der S/4HANA-Transformation für das HCM-Vorgehen
Nutzung der Natuvion Transformationstools sowohl für den Carve-out als auch für die Datenmigrationen für EM und für HCM
Umsetzung geplanter Optimierungen sowohl im EM als auch im HCM durch den SDT-Ansatz
Die zeitgleiche Transformation ermöglicht eine einstufige Herstellung der Integration der beiden SAP-Systemlinien ohne Zwischenszenarien
Das folgende Schaubild zeigt ein konkretes Projektbeispiel, wobei die Industrielösung IS-U im ECC verbleibt.
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die bestehende Verfügbarkeit des HCM für SAP S/4HANA eine Reihe von Möglichkeiten für die weitere Nutzung und Weiterentwicklung der HCM-Funktionalitäten und -Betriebsmodi eröffnet. Wesentliche Szenarien bei bereits separaten Systemen und Möglichkeiten bei integrierten Systemen wurden dargestellt.
Um die für das jeweilige Unternehmen und dessen Ziele passende Vorgehensweise zu ermitteln, ist es sehr sinnvoll, dies im Rahmen eines Vorprojekts zu eruieren. Auch hierbei hilft Natuvion mit dem eigenen Transformationswerkzeug. In diesem Fall ist es Natuvion SOPHIA zur Analyse von Customizing, Daten, Schnittstellen und Anwendungen. Ein prinzipielles Vorgehen für solch ein Vorprojekt ist die nachfolgende Natuvion Roadmap-Erstellung.
Ein abschließender Hinweis bezieht sich auf das Thema Datenumfang in SAP S/4HANA. Hier sind die wesentlichen Parameter der Umgang mit personenbezogenen Daten sowie die Größe der Datenmengen aus HANA-DB.
Für beide Themenstellungen lässt sich über eine SAP ILM-Implementierung eine Lösung herstellen. Zu welchem Zeitpunkt diese am sinnvollsten ist, hängt u.a. von der Transformationsstrategie ab. Auch hier kann Natuvion effektiv unterstützen.
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