So helfen Ihnen Archivierungsanalysen bei der Transformation!

Wie bleiben Unternehmen beim Thema Datenmanagement auf dem neuesten Stand? Indem sie ihre Archivierungsprozesse laufend optimieren, überwachen und somit ihre Archivierungsquoten maximieren. Das Problem dabei ist: Die gewonnenen Informationen aus Archivierungsläufen sind in Art und Umfang wenig hilfreich, um große Systeme zu optimieren. Mit der Analyseplattform Natuvion SOPHIA lässt sich das ändern. Das Natuvion eigene Analysetool hat dedizierte Archivierungsanalysen. Die Informationen zu durchgeführten Archivierungsläufen werden erfasst und im Natuvion SOPHIA Cloud Dashboard grafisch aufbereitet.

Umfassende Analysen mit wenigen Klicks

Nach der Installation von Natuvion SOPHIA auf dem Ziel-SAP-System wird die Konfiguration der Analysen in der Natuvion eigenen SAP-Transaktion durchgeführt. Für eine komfortablere Ausführung der Analysen wird die kundenindividuelle Konfiguration in einem Analyseprofil hinterlegt. So können, nach einmaliger Einrichtung, umfassende Analysegruppen fortlaufend mit wenigen Klicks ausgeführt werden. Eine Integration in bestehende Hintergrundprozesse für periodische Ausführungen ist ebenfalls denkbar. Die Analysetasks werden im Hintergrund ausgeführt und können über das Natuvion SOPHIA interne Jobmonitoring überwacht werden. Alle archivierungsrelevanten Analysen werden bezüglich ihrer Performance und Effizienz optimiert und getestet. Somit sind die Datenmengen mit dem größten Teil der SAP-Systeme kompatibel. Nach Abschluss der Analysejobs wird eine CSV-Datei erzeugt und hochgeladen. Diese dient als Quelldatei für die Visualisierun im Cloud-Dashboard. Die vorkonfigurierten Analysedashboards werden dadurch generiert. Natuvion bietet hierbei im Standard bereits Ergebnis-Views zu einzelnen ILM-/Archivierungsobjekten. Visualisierungen können aber dank des Cloud-Frameworks angepasst oder ergänzt werden.

Visualisierung der Ergebnisse

In unten stehender Grafik werden zunächst die Archivierungsläufe je ILM-/Archivierungsobjekt grafisch dargestellt. Dies bietet die Möglichkeit, den Erfolg von Archivierungsmaßnahmen übersichtlich darzustellen und für ein komprimiertes Reporting aufzubereiten.

Archivierungsläufe je ILM-/Archivierungsprojekt

Zu sehen sind die durchgeführten Einzelläufe auf der Zeitachse sowie die Anzahl der ins Archiv geschriebenen und der von der SAP-Datenbank entfernten Datenelemente. Bei einer kontinuierlich laufenden Archivierung können hier bereits Vergleichswerte gebildet und Auffälligkeiten auf den ersten Blick ersichtlich gemacht werden. Ein Beispiel: Finanzbuchhaltungsbelege werden jährlich archiviert, aber in einem kürzlich durchgeführten Lauf werden deutlich weniger Belege archiviert als Übersicht des Archivierungsstands im Mittel der letzten Jahre. Diese Auffälligkeit kann auf den ersten Blick erfasst werden und weitere Untersuchungsmaßnahmen auslösen. Insbesondere wenn eine Archivierung in Vorbereitung auf eine SAP S/4HANA-Transformation durchgeführt wird, liegt meist ein besonderer Fokus auf der absoluten Reduktion der Datenbankgröße in Gigabyte. Auch diese Werte werden im Cloud-Dashboard dargestellt:

Übersicht des Archivierungsstands

Hierüber können ausgelagerte Datenmengen zentral kommuniziert werden.

Die zentrale Rolle der Datenqualität

Ein ebenfalls sehr wichtiger Aspekt bei der Vorbereitung auf eine zukünftige SAP S/4HANA-Transformation ist der Faktor Datenqualität. Eine mangelnde Datenqualität kann Transformationsprojekte gefährden und zu Verzögerungen führen. Das Identifizieren und Beheben von Datenqualitätsproblemen innerhalb eines laufenden Transformationsprojekts erschwert die ohnehin hohe Komplexität einer Transformation signifikant. In einem vorgelagerten Data-Management/ -Volume & /-Quality-Projekt können diese Risikofaktoren vorweggenommen werden und somit den Erfolg des folgenden Transformationsprojekts sichern. Da bei der Durchführung von Archivierungsprogrammen umfassende Datenprüfungen durchlaufen werden, können die Archivierungs- quote und die durch die Archivierungsläufe erzeugten Logdaten essenzielle Auskünfte über Datenqualitätsprobleme geben. In unseren Data-Management-Projekten machen wir uns diesen Umstand zunutze und bauen die gegebenen SAP-Standard-Reportings mittels Natuvion SOPHIA weiter aus. In folgender Grafik werden die Tabelleneinträge je Geschäftsjahr angezeigt:

Tabelleneinträge des Geschäftsjahrs

Eine kontinuierliche Erfassung dieser Daten ermöglicht eine historisierte Darstellung der Reduktion der Einträge je Geschäftsjahr. Zum einen bietet diese Darstellung bei laufender Archivierung die Möglichkeit, die Wirksamkeit der eingestellten ILM-Regelwerke im Sinne der Residenzzeiten zu visualisieren. Vor allem aber ermöglicht sie, Unregelmäßigkeiten aufzudecken. Ein Beispiel: In einem außerhalb der Residenzzeit liegenden Geschäftsjahr verbleiben trotz laufender Archivierung überdurchschnittlich viele Datensätze. Hier sollte intensiver geprüft werden, wo die Ursache dafür liegt. Natuvion SOPHIA bietet darüber hinaus die Möglichkeit, weitere kundenindividuelle Parameter und Dimensionen in eine solche Analysedarstellung zu integrieren. In dem genannten Beispiel aus einer realen Kundensituation wurde etwa ein Drilldown auf eine Buchungskreisansicht des einzelnen Geschäftsjahrs ermöglicht. Dabei stellte sich heraus, dass zugekaufte Unternehmensteile bei der Durchführung und dem Abschluss von Standardprozessen noch Integrationslücken aufwiesen, was zu einer mangelnden Datenqualität und in Folge zu einer schlechten Archivierungsquote führte. Im Anschluss konnten die Data-Owner entsprechende Maßnahmen veranlassen. Des Weiteren wurden im Nachgang, ebenfalls unter Zuhilfenahme von Natuvion SOPHIA, eine Erfolgskontrolle und ein Erfolgsreporting durchgeführt.

Erweiterung und Anreicherung von Archivierungslogs

Natuvion SOPHIA bietet neben der Methode, Datenqualitätsprobleme mithilfe einer Archivierung systematisch zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen einzuleiten, eine weitere Funktionalität: Mit Natuvion SOPHIA können Logdaten von durchgeführten Archivierungsläufen um weitere Informationen angereichert werden. Bei der Durchführung von Archivierungsläufen werden Logs erzeugt, insbesondere wenn die Archivierung eines Datensatzes fehlschlägt. Wenn also eine Archivierungsprüfung einen Datenzustand ermittelt, der nicht den im Standard hinterlegten Voraussetzungen für eine Archivierung entspricht, so wird eine entsprechende Meldung in das Log geschrieben. Diese Meldungen enthalten oftmals wichtige Hinweise auf die genaue Ursache der Nicht-Archivierung und können daher genutzt werden, um Data-Ownern konkrete Hinweise auf durchzuführende Bereinigungsmaßnahmen zu geben. Beispiele hierfür können technisch nicht abgeschlossene Prozesse, unplausible Datums- und Statusfelder (oftmals entstehend durch frühere Migrationen), Abhängigkeiten von anderen Datenobjekten und vieles mehr sein. Oftmals sind diese Fehlermeldungen aber nur sehr unzureichend aufbereitet, was die Identifikation entsprechender Data-Owner in großen Systemlandschaften erschwert. So wurden in einem von uns durchgeführten Projekt für die MM-Objekte die Fehlerlogs um weitere Datenfelder angereichert (beispielsweise um den zu einem Beleg gehörenden Buchungs- kreis sowie das Geschäftsjahr). Dies ermöglichte es dem Data-Stuart auf Seiten des Material- Management-Fachbereichs, die Data-Owner der einzelnen Unternehmensbeteiligungen zu identifizieren und ihnen direkt eine Liste der zu bereinigenden Datenpunkte zur Verfügung zu stellen.

So helfen Archivierungsanalysen

Natuvion SOPHIA Archivierungsanalysen bieten vielfältige Möglichkeiten, die Informationsgewinnung, das Reporting und die Ableitung von Maßnahmen auf Basis laufender Archivierungen im SAP-System zu verbessern und effizienter nutzbar zu machen.
Bei der Durchführung von Data-Management-Projekten im Vorfeld einer SAP S/4HANA- Transformation befähigt Natuvion SOPHIA Nutzer, inhärente Komplexitätsfaktoren zu ermitteln und somit einen signifikanten Beitrag zur Erfolgssicherung geplanter Transformationen zu leisten.