Umzug von Lieferantenprozessen mit EDM-Bezug

In der Energiebranche herrscht grundsätzlich eine hohe Marktdynamik, die von Energieversorgern flexible und schnelle Anpassungsfähigkeit verlangt. Das allein erzeugt immer wieder Zeitdruck. Bei Energie SaarLorLux kam der rechtzeitige Umzug sämtlicher Lieferantenprozesse mit EDM-Bezug hinzu. Alle EDM-Prozesse, die bisher durch einen externen Dienstleister gemanagt wurden, mussten pünktlich zum Tag des Vertragsendes auf die internen Systeme umgezogen sein. Dafür war es nötig, das SAP-Energiedatenmanagement (EDM) von Grund auf neu aufzubauen und entsprechend den bisherigen Prozessen auszuprägen. Zudem mussten die bestehenden Daten von extern in das neue System migriert werden. Durch das Outsourcing war bei Energie SaarLorLux zu dieser Aufgabenstellung nur wenig Know-how vorhanden. Deshalb waren sie auf professionelle Unterstützung angewiesen. Die Entscheidung fiel auf die Utilities-Experten von Natuvion. Diese sollten mit ihrem technischen und fachlichen Know-how nicht nur den nahtlosen Übergang aller relevanten lieferseitigen Prozesse sicherstellen, sondern auch die Mitarbeiter in den neuen EDM-Prozessen schulen und operativ unterstützen. 

In Zwischenetappen ans Ziel – technisch wie fachlich 

Um beide Projektziele erfolgreich bis zum vorgegebenen Stichtag zu erreichen, entschied sich Natuvion für einen agilen Projektansatz mit Zwischenetappenzielen. Diese ermöglichten es durch entsprechend festgelegte Zeiträume, die technische Umsetzung sowie den Aufbau des fachlichen Verständnisses bei den Mitarbeitern der Energie SaarLorLux parallel zu bewerkstelligen. 

Zu den technischen Aufgaben zählten dabei der Aufbau der relevanten Marktkommunikationsprozesse und der notwendigen Stammdaten sowie die Migration der bestehenden Stamm- und Bewegungsdaten aus dem externen in das neue SAP EDM-System. Darüber hinaus arbeitete man an der Entwicklung und dem Aufbau von diversen Reports, die den Fachbereich bei Energie SaarLorLux im Liniengeschäft unterstützen sollten.

Von Vorteil war hier das zur Verfügung gestellte Projektsystem, in dem sämtliche Entwicklungen direkt getestet und – wenn nötig – angepasst werden konnten. Außerdem achtete Natuvion bei der Umsetzung aller technischen Punkte darauf, möglichst nah am SAP-Standard zu bleiben, um den künftigen Wartungsaufwand für den Energieversorger gering zu halten und eine mögliche SAP S/4HANA-Transformation zu erleichtern. Daneben fokussierte sich Natuvion auf den Aufbau eines internen EDM-Fachbereichs bei Energie SaarLorLux. Regelmäßige Schulungstermine, die Bereitstellung von ausführlichen Dokumentationen sowie die Konzeption von Testszenarien sorgten dabei für einen intensiven Know-how-Transfer und schafften schon nach kurzer Zeit eine absolut produktive, gemeinsame Arbeitsatmosphäre. Kurze Kommunikationswege zwischen den Teams sorgten außerdem dafür, dass auch ad hoc aufkommende Fragen schnell geklärt werden konnten. 

Nahtloser Übergang der lieferseitigen Marktprozesse zum Stichtag 

Dank diesem Projektvorgehen lief alles nach Plan und Natuvion stellte pünktlich zum Stichtag einen nahtlosen Übergang aller Daten und Prozesse – unter anderem 1,4 Millionen Tageslastgänge – vom externen in das neu aufgebaute, interne EDM-System sicher. 

Darüber hinaus etablierte Natuvion durch den intensiven methodischen, fachlichen und technischen Wissenstransfer erfolgreich einen EDM-Fachbereich bei der Energie SaarLorLux. Der Energieversorger kann die lieferseitigen Marktprozesse nun vollumfänglich über ein eigenes SAP EDM-System, das alle kundenindividuellen Anforderungen erfüllt und in die bestehende IT-Landschaft integriert ist, abbilden und leben. Und daraus resultieren bereits die ersten positiven Ergebnisse. So konnte das MaBis-Clearing mit den Marktpartnern deutlich verbessert, das Nachforderungsmanagement beschleunigt und die Datenqualität durch den konsequenten Einsatz von Analyse- und Bereinigungstools optimiert werden. „Seit dem Go-live spüren wir eine deutliche Verbesserung bei unseren lieferseitigen EDM-Prozessen. Das bestätigt: Es war die richtige Entscheidung, diese Prozesse wieder intern zu integrieren. Und dank der engagierten Unterstützung von Natuvion ging das auch vorbildlich im geplanten Zeit- und Budgetrahmen über die Bühne“, zeigt sich Alexander Kemp, Projektleitung bei der Energie SaarLorLux, zufrieden. 

Wie es weitergeht: Natuvion wurde von der Energie SaarLorLux bereits für ein Folgeprojekt unter anderem zur Erstellung von Prognoseverfahren beauftragt. Zudem unterstützen wir das Team weiterhin bei anfallenden operativen Tätigkeiten.