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5 Gründe, warum sich HCM Outsourcing lohnt
4.8.2022
Die Prozesse rund um die Personalverwaltung, -abrechnung und Zeitwirtschaft sind häufig historisch gewachsen und durch viele manuelle, papierbasierte Tätigkeiten kosten- und zeitintensiv.
Um das zu ändern und insbesondere für effizientere, digitale Abläufe zu sorgen, setzen Unternehmen immer stärker auf entsprechende Human Capital Management Systeme (HCM) wie SAP HCM. Doch diese Systeme unterstützen nicht mehr „einfach nur“ die Personalabrechnung. Vielmehr verbinden sie neueste Technologien z.B. für Selfservices oder Personalcontrolling mit den vom Gesetzgeber vorgegebenen Anforderungen – beispielsweise im Kontext von Compliance-Bestimmungen der DSGVO oder B2A-Verfahren. Das macht HCM Systeme zu einer umfassenden Spezialanwendung mit vielfältigen neuen Anforderungen an den laufenden Betrieb. Diesen Anforderungen sind interne HR- und IT-Teams aus Zeit- und Ressourcengründen nicht immer gewachsen. Warum es sich deshalb lohnen könnte, Unterstützung von außen zu holen bzw. bestimmte Prozesse ganz outzusourcen? Wir zeigen Ihnen 5 konkrete Gründe.
Grund 1: Fokus Ihrer internen HR- und IT- Teams auf das Wesentliche
Weniger Administratives, mehr Strategisches. Die monatliche Entgeltabrechnung Ihrer Mitarbeiter ist essenziell, aber für Ihr HR Team ein echter Zeitfresser! Gleiches gilt für die Kontrolle, ob gesetzliche Vorgaben wie die Datenschutzbestimmungen in den HCM Systemen eingehalten werden. Lagern Sie diese standardisierten, unliebsamen, administrativen Prozesse aus, können Sie Ihre Personalabteilung entlasten. Gleichzeitig setzen Sie Ressourcen frei, mit denen sich Ihr HR Team voll und ganz auf strategische Aufgaben wie den Aufbau und die Weiterentwicklung Ihrer Belegschaft fokussieren kann. Analog gilt das für den technischen Systembetrieb und dessen Weiterentwicklung: Eine Auslagerung dieser operativen Standardlösungen fokussiert die IT auf technologische Innovation und Wertschöpfung durch Technologieeinsatz.
Grund 2: Kostenreduktion im laufenden HCM Betrieb
Einmal eingerichtet ist ein HCM System grundsätzlich nutzbar. Die mit dem laufenden Betrieb verbundenen Kosten werden jedoch oft unterschätzt. Wenn diese Aufgabe intern gestemmt werden soll, fallen primär natürlich Personalkosten an. Bei Neueinführung des Systems muss Ihre Personalabteilung außerdem im Umgang damit zunächst ausreichend geschult werden. Denn: Durch ungeschultes Personal verursachte Fehler können zu teuren Betriebsausfällen führen. Die Auslagerung der Systembetreuung hilft dagegen, Kosten zu reduzieren und die Effizienz in Ihrer Personalabteilung zu steigern. Weiterhin entfällt die obligatorische interne Vertretungsregelung durch Nutzung externer Kapazitäten.
Grund 3: Profitieren vom technischen und fachlichen Expertenwissen
Um das maximale Potenzial Ihres HCM Systems auszuschöpfen, benötigt Ihr HR Team dediziertes Wissen. Doch es wird immer schwieriger, qualifiziertes Personal zu finden, das dieses Wissen hat und sich damit vollumfänglich um den Systembetrieb und dessen Weiterentwicklung kümmern kann. Hinzu kommt die Komplexität der Gesetzgebung und die Einhaltung von rechtlichen und steuerlichen Vorschriften. Externe Dienstleister beschäftigen sich tagtäglich mit diesen Thematiken und der entsprechenden Umsetzung in HCM Systemen. Bei Auslagerung können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Prozesse in den Händen von absoluten Profis sind.
Grund 4: Minimiertes Ausfallrisiko
Mit der Unterstützung eines externen HCM Dienstleisters stellen Sie auch Geschäftskontinuität sicher für den Fall, dass Ihr internes HR Team einmal ausfallen sollte – etwa durch eine Grippewelle. Gerade kleinere Unternehmen mit entsprechend kleinen Personalabteilungen haben im Fall von Krankheitsausfällen in der Regel nicht mehr als eine Back-up Option – wenn überhaupt. Die Gehälter sollten dennoch pünktlich auf den Konten Ihrer Mitarbeiter sein.
Grund 5: Gewährleistung der IT-Sicherheit
Mit zunehmend digitalisierten Prozessen steigt zugleich das Risiko für Cyberangriffe. HR Softwarelösungen sind da keine Ausnahme. Deshalb darf der Schutz der in den HCM Systemen verorteten, besonders sensiblen Personaldaten nicht zu kurz kommen. Zur Implementierung entsprechender Sicherheitsmaßnahmen haben externe Dienstleister in der Regel bewährte Vorgehensweisen und Methoden – und Sie können auch dieses Thema mit gutem Gewissen abgeben.
Natuvion: Ihr verlässlicher HCM Partner!
Sind Sie von den Vorteilen des Outsourcings Ihrer HCM Prozesse überzeugt und suchen Unterstützung? Dann ist Natuvion vielleicht der richtige Partner für Sie. Je nach Ihren Anforderungen und Bedürfnissen erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen eine entsprechende SAP HCM Roadmap und können Aufgaben davon teilweise oder ganz für Sie übernehmen. Angefangen von der reibungslosen Gehaltsabrechnung, über Jahresabschlussänderungen, automatisierte Self-Services oder die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften. Wenn Sie mehr dazu erfahren wollen, wie sich Betriebsservices für Abrechnung und Zeitwirtschaft im SAP HCM effektiv umsetzen lassen und wie wir Sie dabei unterstützen können, dann werfen Sie einen Blick in das Webinar unserer HCM Experten.
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