SAP Kontenplan-Harmonisierung

Zahlreiche Unternehmen weltweit nutzen SAP ERP Systeme als Standard-Business-Lösung. Daher ist es nur verständlich, dass es verschiedenste Möglichkeiten gibt, diese Systeme zu konfigurieren und deren Prozesse und Daten zu nutzen. Im Laufe seines Lebenszyklus kann ein SAP System so organisch wachsen und sich ausdehnen, genauso kann es dadurch aber auch auseinanderdriften. Dieses Problem lässt sich mithilfe von Harmonisierung und Standardisierung lösen. Unter der Bedingung, dass auch das ERP System im Zuge aller organisatorischen Änderungen angepasst wird. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Konsolidierung von unterschiedlichen Kontenplänen in Unternehmen.

Definition

Der Kontenplan im SAP System ist eine Gliederung aller Sachkonten, die gemeinsam von einem oder mehreren Buchungskreisen im Rechnungswesen verwendet wird. Im Kontenplan sind zu allen Sachkonten die Kontonummer, der Kontoname und Informationen zur Kontofunktion ersichtlich. Zudem lässt sich steuern, wie das Sachkonto im Buchungs- und Kostenrechnungskreis angelegt wird.

Jedem Buchungskreis muss ein Kontenplan zugeordnet sein. Dieser Plan ist dann der operative Kontenplan, der von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung gleichermaßen genutzt wird und für die täglichen Buchungen im Buchungskreis zum Einsatz kommt. Ist die Kosten- und Erlösrechnung aktiv, dann wird der Kontenplan auch für Buchungen im Kostenrechnungskreis verwendet. Bei der Verwendung mehrerer Buchungskreise kann derselbe Kontenplan für alle Buchungskreise genutzt werden. Alternativ lassen sich maximal noch zwei weitere Kontenpläne verwenden.

Organisatorische Veränderungen verlangen auch systemseitige Anpassungen

Es gibt vielfältige Gründe für eine Kontenplanharmonisierung bzw. -umstellung. Veränderte Unternehmensstrukturen können dafür verantwortlich sein, genauso wie gesetzliche Anforderungen, abweichende Rechnungslegungsvorschriften, neue Geschäftsmodelle oder eine geplante SAP S/4HANA Transformation. Um in solchen Fällen die Gefahr eines ausufernden Kontenplans zu verhindern, sollte der Prozess der Sachkonten organisatorisch und inhaltlich klar definiert sein. Und das ist genau das Ziel bei einer Optimierung bzw. Harmonisierung des Kontenplans: Eine gut strukturierte sowie eindeutige und korrekt gepflegte Sachkonten- und Kontenplanführung. Denn diese legt die Basis für ein effizientes und effektives Financial and Management Reporting.

Wird der Kontenplan erfolgreich harmonisiert, erhöht man nicht nur die Arbeitsqualität, sondern steigert auch die Produktivität und Mitarbeitermotivation. Darüber hinaus ermöglicht ein harmonisierter Kontenplan Like for Like Vergleiche der finanziellen Leistung und schafft somit ein Verständnis für die wirtschaftliche Gesundheit eines Unternehmens.

7 Vorteile von harmonisierten Kontenplänen

Eine Kontenplan-Harmonisierung sorgt für eine Reduktion der Schnittstellen und einige Prozessverbesserungen:

	Einheitliche Buchungsprozesse
	Bereinigte Konten
	Vereinfachung & Standardisierung administrativer Prozesse
	Reduzierte Transaktionskosten, wie Buchungs-, Abwicklung- oder Kontrollkosten
	Detailliertes Reporting hinsichtlich Kostenursachen, Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustanalysen
	Einheitliche Prozesssicht für alle Gesellschaften
	Einsparpotenzial durch deutlich weniger Aufwand im Betrieb

Vorgehensweise, die zu einem harmonisierten Kontenplan führt

Eine SAP Kontenplanharmonisierung startet typischerweise mit der Abstimmung des Zielkontenplans. Wichtige Änderungen bei den Sachkonten werden geplant und die Konten der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Anlagen- und Nebenbuchhaltung sowie Kostenarten werden dabei abgestimmt. Anhand der unterschiedlichen Geschäftsprozesse wird die Buchungslogik analysiert und Detaileinstellungen der Konten werden festgelegt. Es erfolgen eine Ist- und Soll-Analyse sowie Abstimmungsmeetings im internen Bereich. 

Anschließend kann ein Wirtschaftsprüfer hinzugezogen werden. Der Zielkontenplan wird dabei mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft abgestimmt. Ebenso stimmt man sich über den Nachweis der korrekten Umsetzung ab, um späteren Problemen aus dem Weg zu gehen. 

Nun wird ein neuer Kontenplan eingerichtet. Dazu werden entweder neue Kontenpläne und Sachkonten angelegt oder eine neue allgemeine Buchungskreisschicht während der Migration aus dem Quellkontenplan durch Mapping der Quellkonten auf die Zielkonten erstellt. 

Danach erfolgt die Konfiguration des Kontenplans unter Berücksichtigung der individuellen Anforderungen. Im Detail richtet sich das danach, ob Sachkonten vereinheitlicht, umstrukturiert oder gesplittet werden müssen. Natuvion bietet hierfür einen dedizierten Chart-of-Account Harmonisierungsservice. 

Im Anschluss folgt die technische Datenmigration. Hilfreich in diesem Schritt: Smarte Transformationstools wie der Natuvion DCS, der nicht nur einige Schritte des Projekts automatisieren kann, sondern auch bei der Steuerung und dem Monitoring eine Unterstützung ist. 

Zum Ende des Projekts erfolgt ein Transformations- und Funktionstest. Ziel dabei: Die Prüfung, ob nach dem Harmonisierungsprozess alle Arbeitsschritte des Rechnungswesens wirklich reibungslos ablaufen und Hauptbücher, Salden, Konsolidierungen sowie Ergebnisse korrekt auf den neuen Sachkonten ausgewiesen werden. 

Gefahrenpotenziale, die sich vermeiden lassen

Interne Restrukturierungen sollen Prozesse vereinfachen und effizienter machen. Die Umstellungsswege können dabei individuell gewählt und angepasst werden. Das ist auch bei der Kontenplanumstellung inklusive aller betroffenen Bewegungs-, Customizing- und Stammdaten der Fall. Doch der Weg zum Wunschkontenplan kann auch einige Gefahrenpotenziale bergen, die eine Umstellung erschweren oder sogar gefährden können. 5 Punkte, die Sie deshalb unbedingt berücksichtigen sollten:

1. Frühzeitige Einbindung des Fachbereichs

Zentrale Aktivität der Kontenplanumstellung: Ein Kontenplanmapping. Hier wissen die Fachbereiche selbst am besten, welche Prozesse hinter den einzelnen Konten stecken. Deshalb ist die Mitarbeit des Fachbereichs zwingend erforderlich.

2. Nicht nur auf den Fachbereich Finanzen fixieren

Oftmals ist nicht klar, dass die Änderung der Systeme neben dem Controlling selbst auch enorme Auswirkungen auf viele weitere Fachbereiche oder Tochtergesellschaften haben kann. Gerade in einem Konzern können weitaus mehr Abteilungen betroffen sein. Hier gilt es, im Vorfeld die Auswirkungen und Verantwortlichkeiten abzusprechen und einzuschätzen.

3. Technische Aspekte der Kontenplanumstellung nicht unterschätzen

Ein SAP Sachkontenstamm besteht aus mehreren technischen Feldern. Es kann sein, dass hier bestimmte Felder oder sogar jedes Feld zu 100 % kompatibel sein muss, damit die Umstellung möglich ist. Diese Analyse muss typischerweise manuell durchgeführt werden, ist zeitintensiv, fehleranfällig und muss bei jeder Mappingänderung wiederholt werden.

4. Realistische Zeitpläne für die Umstellung festlegen

Häufig wird bei einer Kontenplanumstellung davon ausgegangen, dass einfach nur ein Konto einem anderen gegenübergestellt wird. Hinter jedem Konto stehen jedoch Prozesse und Wertflüsse verschiedenster Fachbereiche sowie eine technische Struktur, die kompatibel sein muss. Damit das Ziel zuverlässig erreicht wird, muss hier ausreichend Zeit einkakuliert werden.

5. Testzyklen sind richtig und wichtig!

Damit die Theorie in der Praxis funktioniert, bedarf es einiger Testläufe. Nur dann kann eine verlässliche Prognose getroffen werden, ob alle Prozesse nach der Umstellung funktionieren und zu den korrekten Ergebnissen führen. Die Prozesse müssen daher im Rahmen der Umstellung fortlaufend getestet werden. Ebenso werden die Mitarbeiter dankbar für die Testphase sein, sofern diese frühzeitig mit eingebunden werden. Das schafft im Rahmen des Umstellungsprozesses Transparenz, Akzeptanz und Sicherheit.