SAP New General Ledger

Definiton

Das SAP New General Ledger (SAP New GL) ist seit Jahren in verschiedensten SAP Anwendungen, insbesondere im Bereich Finanzen und Controlling integriert. Als langfristiger Bestandteil der SAP Landschaft ist die Umstellung auf das SAP New GL eine notwendige Voraussetzung für den Umstieg auf SAP S/4HANA. Es ersetzt das alte Hauptbuch der SAP Finanzbuchhaltung (FI) und diverse Nebenbücher, wie beispielsweise das Profit-Center-Ledger, Abstimmledger, Umsatzkostenbuch und das Spezielle Ledger (FI-SL) aus anderen SAP Anwendungen.

Das SAP New GL enthält alle Funktionen des klassischen Hauptbuchs ergänzt um neue Funktionalitäten. Dadurch wird es auch als erweitertes Hauptbuch bezeichnet. Durch die Integration der verschiedenen Neben-Ledger wird der Zusatzaufwand durch Doppelerfassung von Geschäftsvorfällen in unterschiedlichen Büchern und die daraus resultierenden Abgleiche im Rahmen der Abschlussarbeiten eliminiert.

Neben der Optimierung des Vorhandenen wird der Funktionsumfang der SAP Anwendungen durch das SAP New GL im internen und externen Rechnungswesen erweitert und ist weiterhin der Grundstein der Bilanz.

Mit dem SAP New GL werden die vorher eigenständigen Datenbestände (Profit-Center-Ledger, Abstimmledger, Umsatzkostenbuch, Spezielle Ledger) in eine einheitliche Datenbasis überführt. Die Komplexität der zusammengefassten verschiedenen Dimensionen, die das SAP New GL vereint, werden durch die neue Summentabelle FLAGFLEXT und die Einzelpostentabelle FLAGLFLEXA abgebildet. Dafür wurden in die neue Tabellenstruktur zusätzliche Felder wie Kostenart, Kostenstelle, Profitcenter, Funktionsbereich und Segment eingefügt.

Auf diesen veränderten Grundstrukturen der Datenhaltung basieren diverse Optimierungen der Tätigkeiten im Finanzwesen und Controlling.
Die Vorteile der einheitlichen Datenbasis entfalten sich insbesondere im Zusammenspiel mit der Performance der SAP HANA Datenbank.

Im Überblick: Funktionalitäten von SAP New General Ledger

Mit der Einführung des SAP New GL erhalten Sie Zugriff auf folgende Funktionalitäten:

• Echtzeitintegration von Finanzbuchhaltung und Controlling („Universal Journal“)
  
  • Der Fast Close, die automatische Aufteilung von Belegen bei der Buchung sowie der Nachlaufkosten und Steuerrückrechnung bei der maschinellen Zahlung ermöglichen nicht nur einen schnellen Monatsabschluss ohne aufwendige Abstimmarbeiten, sondern eine Synchronisierung der Werte im Finanzwesen und Controlling in Echtzeit.
    
    

• Vereinfachte parallele Rechnungslegung in verschiedenen Ledgern

  • Sie nutzen ein führendes Ledger nach Konzernstandard und können beliebige weitere Ledger nach lokalen Standards konfigurieren. Dadurch lassen sich unterschiedliche Rechnungslegungsvorschriften, unterschiedliche Geschäftsjahresvarianten und je Rechnungslegung ein vollständiges separates Hauptbuch abbilden.
    
    

• Belegaufteilung auf ausgewählte Dimensionen

  • Der Belegsplit wird nach individuellen Einstellungen je Geschäftsvorfall vorverarbeitet, anschließend wird der passive Belegsplit auf Basis bestehender Kontierungen automatisiert vorgenommen. Danach folgt die aktive Belegaufteilung und die Saldo-Null-Stellung.
    
    

• Bilanzierungs- und Reportingmöglichkeiten auf Ebene von Profitcenter, Segment und Geschäftsbereich

  • Auswertungen und Bilanzierung sind auf unterschiedlichen Betrachtungsebenen mit einheitlichem Datenstand und ohne zusätzliche Mehraufwände zu jedem beliebigen Zeitpunkt möglich.
    
    

• Vereinfachtes Datenmodell ohne Redundanzen

  • Durch die Konsolidierung der Datenbestände, reduzieren sich nicht nur die Aufwände in den Prozessen, sondern auch die zu verwaltende Datenmenge sowie Redundanzen, die zu Datenanomalien führen können. Infolgedessen sind die Betriebskosten des Systems geringer, während gleichzeitig dessen Performance steigt.

Was ist der Unterschied?

Das SAP New GL unterscheidet sich zum klassischen Hauptbuch hinsichtlich des strukturellen Aufbaus.

Die vorher vom Hauptbuch abgegrenzten Funktionsbereiche innerhalb des Rechnungswesens, die in den Nebenbüchern realisiert wurden, führt das SAP New GL nahtlos zusammen. Damit teilen alle Funktionsbereiche des SAP Finanzwesens eine Datenbasis und die Datenbestände können automatisch abgeglichen werden. Der Datenabgleich und die Abstimmungsarbeiten, die vorher bei jedem Abschluss manuell vorgenommen werden mussten, entfallen ersatzlos. Die Datenmenge reduziert sich und die abschließende Erfassung von Geschäftsvorfällen wird beschleunigt.

Zusätzlich wird die Finanzbuchhaltung echtzeitfähig und ermöglicht eine Echtzeitintegration mit den Anwendungen aus dem Bereich des Controllings. Geschäftsentscheidungen können somit auf Basis von Auswertungen getroffen werden, deren Daten den aktuellen Zustand des Unternehmens widerspiegeln.

Wie läuft die Migration auf das neue Hauptbuch von SAP ab?

Die Migration des Hauptbuchs vom klassischen zum SAP New GL kann als eigenständiges Projekt umgesetzt werden oder im Rahmen einer übergeordneten SAP S/4HANA-Transformation. Aufgrund des Effektivitätsgewinns durch den Entfall von Abstimmungstätigkeiten und der Integration des Fast Closing in die Finanzbuchhaltung geht die Migration des Hauptbuchs immer mit einem Redesign bzw. einer Optimierung der Geschäftsprozesse im Bereich Finanzbuchhaltung und ggf. des Controllings einher. Außerdem bietet die Migration auf das SAP New GL durch die Konsolidierung des Haupt- und der Nebenbücher die Möglichkeit einer Standardisierung der Arbeitsweise in der Finanzbuchhaltung, beispielsweise der Kontierung.

Die parallele Rechnungslösung kann im Rahmen des Projektes eingeführt werden, dafür stehen sowohl die Führung paralleler Konten oder paralleler Ledger zur Verfügung. Für die Implementierung in SAP S/4HANA können sowohl die Konten- als auch die Ledgerlösung gewählt werden.

5 Szenarien des General Ledger Migration Cockpits

SAP New GL Projekte können in Szenarien kategorisiert werden. Es gibt fünf Standardszenarien und für jedes dieser Szenarien bietet SAP ein szenariospezifisches General Ledger Migration Cockpit an.

In 3 Projektphasen zum neuen Hauptbuch

Das SAP-Phasenmodell für die New GL-Migration setzt sich aus den folgenden drei Phasen zusammen, die jeweils unterschiedliche Aktivitäten beinhalten.

Phase 1: "Vorkonfiguration und Testing"

Das klassische Hauptbuch wird weiter verwendet, das SAP New GL wird auf einem Test- und Qualitätssicherungssystem konfiguriert und getestet.

Phase 2: "Übergang der Hauptbücher"

Das SAP New GL wird auf das Produktivsystem übertragen. Eine Übertragung ist immer rückwirkend zum ersten Tag des Geschäftsjahres (01.01) möglich. Damit das SAP New GL das klassische Hauptbuch als führendes System ablösen kann, muss der Jahresabschluss des vorherigen Geschäftsjahres erstellt sein. Bis zum Jahresabschluss validiert das SAP New GL auf dem Produktivsystem die Belege auf ihre Konformität zur Handhabung im neuen Hauptbuch.

Phase 3: "SAP New GL Einführung"

Der Jahresabschluss des vorherigen Geschäftsjahres ist erstellt, damit kann das SAP New GL zum nächsten Monatsabschluss als führendes System übernehmen. Die OPs und Salden werden zwischen den Geschäftsjahren in das SAP New GL übertragen und die Einzelposten der Monate des angefangenen Geschäftsjahres migriert. Danach stehen alle Funktionen des SAP New GL zur Verfügung.