Altsysteme
stilllegen

Alles hat irgendwann ein Ende – auch IT-Systeme, die früher oder später nicht mehr mit den aktuellen technischen Standards mithalten können. Für Unternehmen stellt sich dann die Frage, was tun mit Altsystemen bzw. wie mit dem Abschalten von Altsystemen beginnen. Stetig wachsende Datenmengen und deren Auswirkungen auf die IT-Struktur stellt Betriebe vor große Herausforderungen. Zum einen muss das operative Geschäft bei einer Systemumstellung ungehindert weiterlaufen können. Zum anderen können Prozesse und Vorgänge nur sicher und gleichzeitig effektiv ablaufen, wenn Systeme auf dem neuesten technologischen Stand sind.

Definiton

Ein Altsystem – oder aus dem englischen Legacy System – ist eine veraltete Software, die nach meist jahrzehntelangem Einsatz nicht mehr mit den neuesten technologischen Fortschritten mithalten kann.

Aufgrund der eingesetzten Technologien in IT-Altanwendungen ist eine Interaktion mit innovativen, neueren Systemen unverhältnismäßig kompliziert, aufwändig und teuer. Folglich wird der Weg in die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen unnötig behindert. Legacy Software macht es schwer, eine IT-Infrastruktur zu schaffen, die flexibel auf veränderte Strukturen und Anforderungen reagieren kann. Deshalb führt meist kein Weg an einer Systemtransformation und entsprechenden Application Retirement Lösungen vorbei.

5 Punkte, die für die Stilllegung von Altsystemen sprechen

Bei der Stilllegung eines Systems handelt es sich um ein Großprojekt, das sich nicht von heute auf morgen erledigen lässt. Neben der Tatsache, dass Systeme ab einem gewissen Punkt nicht mehr optimiert werden können, kommen gesetzliche Regularien hinzu, die meist schwer oder vielleicht auch gar nicht mehr einzuhalten sind. Ermitteln Unternehmen den Status Quo und die gewünschten Anforderungen an eine Software, wird schnell klar, warum der Wechsel auf ein neues System und somit die Stilllegung von Altsystemen sinnvoll ist.

Definition

Daten, die nicht länger genutzt, aber dennoch aufbewahrt werden müssen – sei es aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder um zu einem späteren Zeitpunkt als Referenz genutzt zu werden, gehen in die Archivierung. D.h. bei der Datenübernahme werden diese an einem speziell dafür vorgesehenen Speicherplatz – einer Archivierungssoftware – abgelegt. Dort werden die Daten so indexiert, dass sie auch nach einer Langzeitarchivierung schnell – für den jeweiligen Zweck z.B. Wirtschafts- oder Steuerprüfungen – gefunden werden können.

Wie funktioniert eine sichere Datenarchivierung?

Wichtig ist vor allem, dass alle notwendigen Daten vollständig, revisionssicher und DSGVO-konform abgelegt werden. Außerdem müssen alle Daten mit ihren jeweiligen Aufbewahrungsfristen versehen sein und nur Berechtigte dürfen darauf zugreifen. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Daten, die rechtssicher, d.h. anonymisiert und zugriffsbeschränkt abzulegen sind.

Elemente, die eine Archivierungssoftware mitbringen sollte:

Intuitive Datenzugriffe	Ganzheitliche De-Kommis-sionierung	Rechtskonforme Aufbewahrung	Cloudbasiert & individualisierbar	Datenschutz-konformität

Systemstilllegung leicht gemacht

Der Natuvion Intelligent Data Store (IDS) ist ein hochsicherer, cloudbasierter Speicher für Altdaten. Mit Hilfe des Natuvion Data Conversion Servers (DCS) werden die zu archivierenden Daten aus Altsystemen extrahiert, mit Löschdatum und Kundenbezug versehen und anschließend in den Cloud-Speicher übertragen. Basierend auf einer Cloud-Infrastruktur (z.B. Microsoft Azure, SAP BTP) besteht der Natuvion IDS hauptsächlich aus einer Archivdatenbank, die aus einer Webanbindung besteht und es so ermöglicht, einen sicheren Zugriff auf die Datenbank zu gewährleisten. Die Migration der Daten ist dabei von jedem Quellsystem – egal ob SAP, Salesforce oder Lotus Notes – durchführbar.

Mehrere Prüfungen garantieren die Vollständigkeit der Daten. Durch die Bildung von Hashwerten wird sichergestellt, dass nach der Extraktion alle Daten zwischen Altsystem und Natuvion IDS konsistent sind.

Weitere Vorteile des Natuvion IDS:

• Ursprüngliche Datenstruktur bleibt bestehen und abrufbar

• Verringerung der Betriebskosten durch Stilllegung

• Leichtes Auffinden der Daten für die jeweiligen Zwecke z.B. Wirtschaftsprüfung etc.

• Einheitliche, verschlüsselte Ablage der Daten mit Festlegung von Zugriffsrechten

• Zur Sicherstellung des Datenschutzes und Aufbewahrungsfristen ist die Funktion zur Maskierung, Löschung und Sperrung von Daten integriert