SAP Information
Lifecycle Management (ILM):
SAP Takto prebieha správa dát v súlade s GDPR!

Definícia

SAP Information Lifecycle Management (ILM) popisuje rozsiahlu iniciatívu v oblasti automatizovanej správy dát. Na základe konkrétnych údajov je stanovené, ako je potrebné s nimi zaobchádzať počas ich životného cyklu – od ich vzniku cez uloženie až po vyradenie a definitívny výmaz. Cieľom je optimalizácia dátových tokov, zníženie IT nákladov a minimalizácia právnych compliance rizík, ktoré vznikajú pri manipulácii s určitým druhom údajov.

Motívom iniciatívy Information Lifecycle Management sú rastúce množstvá dát, komplexnejšie systémové svety a trvalo rastúce požiadavky z oblasti zákonných predpisov ako napr. GDPR. To si od spoločností vyžaduje lepšie metódy správy dát a opatrenia pre ochranu dát – najmä pri osobných údajoch. Presne na to sa zameriava SAP ILM.

Archivácia dát, Retention Management a Retention Warehouse

1. Archivácia dát

Kľúčovým prvkom SAP Information Lifecycle Managementu je archivácia dát, ktorá sa sústreďuje na Data Volume Management. To znamená, že dáta, ktoré už nie sú potrebné v každodennom pracovnom procese, sú odstránené z operatívneho IT systému. SAP ILM pritom rozširuje archivačné funkcionality SAP štandardu, aby zaručil súlad s modulmi Retention Management a Retention Warehouse. Okrem toho SAP ILM umožňuje okrem archivácie aj výmaz dát a vytváranie snapshotov.

2. Retention Management

Druhá zložka Element Retention Management riadi životný cyklus dát až k dosiahnutiu ich end-of-life. Prostredníctvom rozličných metód a nástrojov je umožnené ich ukladanie, uchovávanie a výmaz. Definované pravidlá a výmazové koncepty sa stanovujú pre rôzne typy dát. Dáta, ktoré sa dotýkajú právnych predpisov, je možné vďaka funkcii blokovania dočasne zmraziť.

3. Retention Warehouse

Tretia zložka Retention Warehouse je zameraná na vypnutie kompletných systémových prostredí resp. starých systémov. Pre tento účel je pripravený štandardizovaný postup:

• Archivácia kompletného dátového obsahu zo starého systému
• Uloženie dát do ILM Retention Warehouse podľa definovaných pravidiel
• Zaručenie dostupnosti dát pre účely ekonomického alebo daňového auditu až po dosiahnutie lehoty uchovania.

Existujú dobré dôvody, prečo pri transformácii prostredia SAP na SAP S/4HANA zvážiť zavedenie SAP ILM ako aktívneho riešenia správy objemu dát (Data Volume Management - DVM). V nasledujúcich častiach sú uvedené dôvody, prečo tento prístup ponúka výhody najmä vo fáze prípravy a po uvedení do prevádzky.

Príprava na SAP S/4HANA: Správa objemu dát so SAP ILM

Zavedenie SAP ILM Data Volume Management alebo rozšírenie už implementovaného riešenia môže v mnohých ohľadoch pozitívne ovplyvniť váš prechod na SAP S/4HANA a priblížiť vás k dosiahnutiu vašich transformačných cieľov.

• Zníženie celkového objemu dát pred transformáciou
  Archivácia údajov, ktoré už nie sú potrebné, znižuje celkový objem údajov, ktoré sa považujú za relevantné pre transformačné činnosti. To je výhodné nielen pre samotný transformačný projekt, ale aj pri následnej prevádzke systému SAP S/4HANA. Menší počet dát pomáha pri zvládaní zložitosti projektu a zvyšuje výkonnosť a efektívnosť prevádzkovaného systému, pričom udržiava náklady na ukladanie dát na uzde. Ak je obmedzenie okna povolených prestojov pri transformácii dôležitým faktorom, menší objem dát by Vám mohol uľahčiť prácu pri plnení očakávaní.
  
  
• Archivovať dáta, a tým včas odhaliť ich nekonzistentnosť.
  Štandardné kontroly archivácie dát môžu prispieť k overeniu kvality dát. Pri triedení dát, ktoré už nie sú potrebné, tieto kontroly identifikujú nekonzistentnosti, ktoré by mohli viesť k ďalším problémom počas transformačného projektu. Tým, že tím identifikuje prípadné nezrovnalosti takto skoro, sa môže už počas projektu prípravy DVM rozhodnúť, či bude pokračovať v činnostiach čistenia dát. Spoločnosť Natuvion odporúča pridať do tejto kombinácie aj riadenie kvality údajov (data quality management - DQM). Vďaka tomuto osvedčenému postupu využijete získaný prehľad o dátach, začleníte čistenie dát do predprojektu a budete mať prospech z oveľa jednoduchšej transformačnej mapy.
  
  
• Inicializácia procesov súladu prostredníctvom archivácie historických, neaktívnych dát
  Význam SAP ILM presahuje rámec archivácie dát. Riešenie slúži aj ako ústredný nástroj na ochranu dát a dodržiavanie predpisov pre Vaše prostredie SAP. Ak ste doteraz neuvažovali o aspekte ochrany dát, teraz je čas dobehnúť ho začlenením do predprojektu SAP ILM a do celkového plánu transformácie SAP S/4HANA. Tento prístup len mierne rozširuje rozsah SAP ILM, ktorý sa zvyčajne zameriava na objem a kvalitu dát. Budete však môcť využiť dáta, ktoré od začiatku spĺňajú požiadavky na ochranu dát, čo v konečnom dôsledku zníži Vaše úsilie počas transformácie a po nej. Ak sa starší systém ponechá v prostredí, musí byť v súlade s predpismi. To je ďalší dôvod, prečo zvážiť zodpovedajúci projekt prípravy SAP ILM.
  
  
• Zavedenie aktívneho životného cyklu dát a prispôsobenie procesov
  Po zvážení DVM a DQM ako predprojektu by ďalším krokom malo byť vytvorenie koncepcie aktívneho životného cyklu údát  pre Vašu spoločnosť. Za predpokladu, že každý súbor dát sa musí archivovať po dosiahnutí konca svojho obchodného účelu, sa zdá byť zrejmé, že k zavedeniu celopodnikového životného cyklu dát musí dôjsť pomerne skoro. Skúsenosti však ukazujú, že ide o často zanedbávanú tému. S rastúcimi nákladmi na súčasné technológie ukladania dát v pamäti sa riadenie životného cyklu dát stalo aktuálnejším. Spoločnosti preto začali plánovať opatrenia na riadenie objemu dát pre svoje systémy SAP S/4HANA pomocou SAP ILM.
  
  Špeciálna rada: Prechod na SAP S/4HANA si už z pohľadu používateľa vyžaduje veľmi efektívne riadenie zmien. Ak sa implementácia aktívneho životného cyklu údajov plánuje ako paralelný pracovný tok, zvýši sa množstvo zmien a ďalej sa zvýši úsilie na riadenie zmien. Ak by sa transformácia začala zavedením SAP ILM, tieto bolesti hlavy by odpadli. Včasným prijatím procesov a riadením zmien sa výrazne znižuje zložitosť transformácie SAP S/4HANA.

Výhody SAP ILM pre prevádzku SAP S/4HANA

• Aktívna správa objemu dát
  Kontrolujte rast databázy pomocou aktívnych životných cyklov dát, keď je ukladanie dát v databáze SAP HANA nákladné. Ide o zásadné opatrenie pre akýkoľvek transformačný prístup, ale najmä pre scenáre brownfield, pri ktorých sa systémy čisto technicky migrujú na SAP S/4HANA. V prípade selektívneho prechodu dát alebo greenfield scenárov, kde sa spočiatku prenáša menší objem dát, sú potrebné procesy, ktoré podporujú zachovanie tohto stavu.
  
  
• Zníženie prevádzkových nákladov
  Zníženie množstva dát v živej databáze je povinné vzhľadom na zvýšené náklady na jednotku úložiska.
  
  
• Stabilizácia výkonu systému
  Zníženie času behu správ a úloh na pozadí.
  
  
• Scenáre udržiavateľnosti a obnovy
  Znížte zložitosť riadením situácie s dátami. Nekontrolovaný rast dát negatívne ovplyvňuje činnosti, ako je vytváranie kópií systému alebo zálohovanie systémov.
  
  
• Súlad a revízie
  Splnenie regulačných požiadaviek na minimalizáciu údajov a obmedzenie spracovania osobných údajov.
  
  
• Obchodná integrácia historických dát
  Získavanie a zobrazovanie dát, ktoré boli predtým archivované prostredníctvom konkrétnych transakcií.

Spracovanie dát v súlade s ochranou osobných údajov

Najmä v SAP Human Capital Management (HCM) systémoch sa spracováva množstvo citlivých osobných údajov. Pre tieto údaje predpisuje GDPR konkrétne lehoty výmazu, ktoré je potrebné dodržiavať. Ako bolo popísané vyššie, v rámci SAP ILM je možné definovať individuálne pravidlá pre výmaz, a tieto pravidlá prepojiť aj s údajmi z personalistiky resp. s procesmi SAP HCM. Vďaka týmto výmazovým a blokačným procesom je zaručené, že osobné údaje nebudú vo vašich SAP HCM systémoch spracovávané dlhšie, než je dovolené. To umožní zodpovedným osobám mať prehľad a kontrolu nad tým, že všetky osobné údaje v ľubovoľne komplexných systémových svetoch záväzne spĺňajú predpisy GDPR.

Okrem bezpečnosti a úrovne kontroly, ktorú umožňuje SAP ILM v rámci SAP HCM, zabezpečuje SAP ILM aj zvýšenie výkonnosti a ušetrenie nákladov. Dáta, ktoré už nie sú potrebné, sú pravidelne vymazávané a nezaberajú žiadny nadbytočný ukladací priestor a umožňujú efektívnejšie spracovať existujúce dáta. Chcete sa dozvedieť viac o spracovaní osobných údajov v SAP HCM v súlade s predpismi o ochrane osobných údajov? Pozrite si naše portfólio.

Zavedenie SAP Information Lifecycle Managementu môže byť rozsiahle a komplexné v závislosti od individuálnych požiadaviek na projekt a pripravenosti systémov, nakoľko zablokovanie a výmaz osobných údajov sa týka početných procesov a objektov. Štandardizované implementačné procesy, best practices a preddefinované predlohy, ktoré vyvinul Natuvion, môžu zásadne zmeniť celý projekt a zároveň zaručiť zvýšenú kvalitu údajov a nižšie implementačné náklady. Znie to dobre? Tu sa dozviete viac.