SAP Merge:
Ako úspešne spojiť
Vaše IT systémy

Definícia

Pojem spojenie je odvodené z anglického slovesa „to merge“, čo znamená spojiť alebo zliať. V zmysle podnikového hospodárstva je pod spojením chápané zjednotenie dvoch právnych alebo ekonomických jednotiek so vznikom novej jednotky – vrátane všetkých dovtedajších procesov, systémov a štruktúr. Vzhľadom na dotknuté SAP systémy to znamená, že dva uzavreté a fungujúce systémy sa spoja do jedného spoločného, úplne nového alebo upraveného SAP systému.

Spojenie SAP systémov je zvyčajne potrebné v dôsledku spojenia alebo akvizície inej spoločnosti alebo v prípade interného reorganizačného opatrenia. Práve fúzie a kúpy iných spoločností predstavujú pre spoločnosti strategickú príležitosť pre urýchlenie expanzie alebo vstup na nové trhy, prístup k  technológiám alebo zmeny obchodného modelu. V neposlednom rade sa práve z tohto dôvodu ročne realizujú tisícky spojení a akvizícií, ktoré predstavujú objem miliárd dolárov. Aj interná reorganizácia alebo konsolidácia organizačných oblastí môže prispieť ku zvýšeniu konkurencieschopnosti spoločnosti, k zníženiu prevádzkových nákladov či zvýšeniu operačnej dynamiky.

Optimálna integrácia IT systémov

Nezávisle od dôvodov, ktoré Vvás doviedli k tomuto kroku: aby bolo spojenie úspešné, je dôležité strategické plánovanie a realizácia – nielen na organizačnej úrovni. Najmä v oblasti IT musia byť pred spojením dotknutých systémov detailne zanalyzované potrebné úpravy a zmeny – na technickej i aplikačnej úrovni. Okrem toho je potrebné rozlišovať: jedná sa o spojenie v zmysle rovnocenného spojenia dvoch existujúcich systémov? Alebo môžeme hovoriť o jednom hlavnom systéme vedúcej spoločnosti, do ktorého je potrebné integrovať dáta a procesy kúpenej spoločnosti? IT infraštruktúru, dáta a procesy je potrebné skonsolidovať tak, aby sa systémová štruktúra dala čo najefektívnejšie využiť pre nový obchodný model a získané synergie.

Spájanie: Súčasný stav a želaný stav

3 prístupy k realizácii spojenia SAP systémov

V princípe je možné definovať tri rozličné prístupy, ktoré sa hodia na realizáciu spojenia SAP systémov a sú závislé od východiskovej a želanej cieľovej situácie. Preto je potrebné detailne zanalyzovať ciele projektu aj samotné systémy. Následne je potrebné oceniť analýzy a vytvoriť projektový plán pri zohľadnení právnych a časových rámcových podmienok, ako aj personálnych a finančných kapacít.

• Greenfield prísup
  Nový SAP systém je nastavený nezávisle od pôvodných systémov a zmigrované sú len aktuálne (produktívne) údaje. Greenfield prístup prináša rozsiahle možnosti nastavenia nového systému, ale aj riziká spojené so stratou skúseností a investícií do starých systémov. Ďalšie informácie nájdete tu.

   

• Brownfield prístup
  Pôvodné systémy sú migrované vrátane komplet všetkých dát a procesov z oboch SAP systémov. Pri procesných konfliktoch a styčných bodoch je prebratý len jeden z procesov, prípadne upravený v súlade s druhým preberaným procesom a jeho nastavením.
  
  

• Selective Data Transition
  Zmiešaná forma metód brownfield a greenfield spája výhody oboch vyššie uvedených prístupov a minimalizuje ich obmedzenia. Ponúka všetky možnosti pre prenos potrebných dát a procesov a súčasne možnosť ťažiť z technických inovácií.

1. Detailná procesná a systémová analýza v spolupráci s IT

Jedna vec je od začiatku jasná: je potrebné sa vyhnúť dlho sa tiahnucej reštrukturalizácii resp. konsolidácii SAP systémov. Nielen preto, že môžu byť kvôli tomu ohrozené ciele spojenia a akvizície spoločností, ale aj preto, že denná prevádzka spoločnosti a akceptácia zo strany personálu firmy ťažko znášajú ťažkopádne alebo neúspešné transformačné projekty. Preto predstavuje detailná procesná a systémová analýza informačnú bázu pre celý projekt, ktorá bude rozhodovať o jeho úspechu. Výsledkom analýzy by mal byť detailný popis aktuálneho stavu, kvality dát a procesov, ako aj ich technických rámcových podmienok.

2. Dobre podložený projektový plán a profesionálny projektový manažment

Na základe výsledkov analýzy je potrebné včas zapojiť všetky zúčastnené strany kvôli vypracovaniu zrozumiteľnej definície cieľov po zohľadnení daných rámcových podmienok. Pretože keď cieľ nie je jasne definovaný, žiadna cesta nie je správna. K dobre podloženému projektovému plánu patrí okrem stanoveného cieľu projektu aj:

• definovanie právnych a časových rámcových podmienok,
• plánovanie zdrojov,
• stanovenie finančných možností a
• odhad rizika pre prevenciu nákladových a časových úskalí pri projekte.

Na základe toho je možné stanoviť ďalší postup a zakotviť ho v profesionálnom projektovom pláne. Tento projektový plán by mal byť v rukách profesionálnych projektových manažérov, ktorí nielen že neustále sledujú a kontinuálne riadia rozdelenie zdrojov a dodržanie cieľov projektu, ale zároveň strážia možné riziká.

3. Transformačné nástroje ako urýchľovač projektu

Projekty spájania sú časovo kritické, preto by ste sa mali zamyslieť nad nasadením profesionálnych transformačných nástrojov ako urýchľovačov projektu. Nástroje ako napr. Natuvion Data Conversion Server (DCS) sú schopné automatizovať mnohé projektové činnosti a tak znížiť časovú náročnosť pri súčasnom zvýšení kvality výsledkov. Vo fáze analýzy vám nástroje ako Natuvion SOPHIA pomôžu získať hlboké a faktami podložené porozumenie dátam a procesom pôvodných systémov. Takýmto spôsobom je možné sa vopred vyhnúť vopred neznámym časovým zdržaniam v priebehu projektu. Validácia zrealizovaných migračných aktivít pred go-live vďaka transformačnému toolu dokáže okrem toho odhaliť možné chyby pri realizácii ešte predtým, ako by mali negatívny dopad na produktívny systém a tým aj na akceptáciu zmien v rámci danej spoločnosti.

4. Externé poradenstvo

Úspešne zrealizované spojenie SAP systémov by malo všetkým stranám zúčastneným na spájaní systémov umožniť čo najskôr sa vrátiť k bežným pracovným činnostiam. Príprava a realizácia spojenia SAP systémov je však špeciálnou činnosťou, ktorá spravidla nemá nič spoločné s každodennými pracovnými činnosťami vo väčšine spoločností. Preto je odporúčané prizvať si expertov v úlohe poradcov alebo projektových manažérov. So špecializovaným partnerom, akým je Natuvion, čerpáte výhody nielen z jeho rozsiahlych odborných znalostí k téme spájanie IT systémov, ale aj z osvedčených metód realizácie a IT riešení, vďaka ktorým sa do cieľa dostanete rýchlejšie. Pokojne nás kontaktujte!