Herausforderung Cutover-Projekt meistern

Einerseits weil Excel flexibel einsetzbar und über Unternehmensgrenzen hinweg in den Fachabteilungen bekannt ist, andererseits weil spezielle Projektplanungswerkzeuge nicht flexibel genug, proprietär und zudem teuer sind. Der Einsatz von Excel zur Planung, Durchführung und Steuerung von Projekten ist einfach, bringt aber auch entscheidende Nachteile mit sich. Die Natuvion GmbH, SAP Gold Partner mit Sitz in Walldorf/Baden, hat mit der Cutover Application eine cloudbasierte Software entwickelt, die zur Planung, Ausführung und zum Monitoring von Cutover-Projekten eingesetzt werden kann. Wie die Software mit ihrem Kernelement – der automatisierten Transformation von Excel nach BPMN – die scheinbar gegensätzlichen Anforderungen „Flexibilität“ und „Stabilität“ in sich vereint, wird im folgenden Beitrag beschrieben.

Cutover-Projekte zeichnen sich durch einen engen Zeitrahmen aus. In der Regel werden dabei mehrere Testläufe ausgeführt, bevor es zum Produktivlauf kommt. Ein solcher Prozesslauf ist gekennzeichnet durch einen individuellen Umfang und Ablauf. Dabei laufen einerseits viele Einzelaktivitäten nach einem wiederkehrenden Muster ab, andererseits variieren die Anzahl und Dauer dieser Einzelaktivitäten je nach Umfang des jeweiligen Cutover-Projekts. Bis zuletzt können sich, z. B. durch unvorhergesehene Ereignisse, Aktivitäten oder auch Projektphasen ändern. So kommt es immer wieder vor, dass selbst einstudierte Abläufe, die in Testsystemen mehrfach durchgeführt wurden, während der Ausführung in einer Produktivumgebung kurzfristig geändert werden müssen (bspw. durch unterschiedliche Systemparameter).

Cutover

Als Cutover bezeichnet man den ganzheitlichen Übergangsprozess vom alten zum neuen System oder von der alten in die neue Prozesswelt. Kernelement des Cutover sind kleinteilige und differenzierte Aufgaben (Tasks), die in der Regel von einem größeren Personenkreis (Cutover-Team) und in Abhängigkeit zueinander durchgeführt werden müssen. Da die Umstellungen von Produktivsystemen i.d.R. an Wochenenden stattfinden, müssen die einzelnen Tasks zeitlich eng getaktet werden. Zudem dürfen keine Leerlaufzeiten entstehen.

Trotz der vielen existierenden Softwarelösungen zur Projektplanung und -steuerung greifen viele Cutover-Teams aufgrund dieser volatilen Abläufe nach wie vor auf excelbasierte Projektpläne zurück. Neben den unumstrittenen Vorteilen – insbesondere die flexiblen Einsatzmöglichkeiten und die branchenunabhängige Verbreitung – hat die Verwendung von Excel zur Planung und Steuerung von Cutover-Projekten jedoch auch entscheidende Nachteile:

• Die Projektdatei wird dem Cutover-Team meist auf einem gemeinsamen Verzeichnis bereitgestellt. Das gemeinsame Bearbeiten unterstützt Excel allerdings nicht standardmäßig, wodurch es oft zu Sperrkonflikten & Missverständnissen, z.B. durch eingestellte Spaltenfilter, kommt.

• Excel-Sheets sind oft sehr überladen, weil versucht wird, Informationen für Nutzer mit unterschiedlichen Rollen auf wenigen Seiten darzustellen.   

• Die Planung des Prozessablaufs über Tasks mit Vorgängern, Nachfolgern, paralleler & sequenzieller Verarbeitung lässt sich mit Excel weder visualisiert noch adäquat testen.

• Eine proaktive Steuerung der Projektbeteiligten und ein Monitoring in Echtzeit sind mit Excel nicht möglich, da Aktualisierungen zur Projektausführungszeit manuell in die Projektdatei eingetragen werden. Das ist zeitaufwendig und fehleranfällig.

• Zusätzliche Informationen, z.B. für einen aktuellen Report an das Management, müssen aus den Laufzeitdaten manuell erstellt & aufbereitet werden, was eine weitere Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter darstellt.

• Die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Projektleitern und Management läuft über verschiedene Kanäle (E-Mail, Telefon, usw.), was die Projektdurchführung zusätzlich erschwert.

Cutover-Projekte mithilfe von Workflow Engines realisieren

Cutover-Projekte sind prädestiniert für workflowbasierte Werkzeuge. Workflow Engines sind weit verbreitet und bilden das Rückgrat vieler Unternehmen in zahlreichen Geschäftsbereichen bei der automatisierten Verarbeitung wiederkehrender Tasks – von der Datenkommunikation (M2M) über eCommerce-Geschäftsprozesse (B2B, B2C usw.) bis hin zu Self-Service-Prozessen. Da diese Prozesse stets geschäftskritisch sind, sind sie meist langlebig und werden zuverlässig und standardisiert durch Workflow Engines ausgeführt.

Die Vorteile von workflow-basierten Anwendungen sind u. a.

• automatisierte Ausführung durch eine Workflow Engine

• permanente & automatische Überwachung des Prozessablaufs und der -performance

• Erkennung von Fehlentwicklungen nach ihrer Wichtigkeit, z.B. durch automatische Meldung von Ausnahmen & Vorfällen, die unmittelbares Eingreifen erfordern, sowie parallele Meldung der aufgetretenen Fehler an alle relevanten Beteiligten

• zentrale Dokumentation

• Prozessdaten in Realtime inkl. Monitoring und Dashboard-Funktionalität

Für flexible, schnell zu verändernde Prozessabläufe – wie es bei Cutover-Projekten der Fall ist – wurden Workflow Engines bisher jedoch eher selten in Betracht gezogen.

Vom Prototyp…

Ausgehend von obigen Überlegungen und der daraus resultierenden Idee, die beiden Welten Excel und BPMN zusammenzuführen, wird im Folgenden ein erfolgreich durchgeführter Proof of Concept (PoC) vorgestellt, in dessen Mittelpunkt ein Prototyp zur Transformation von Excel nach BPMN steht (vgl. Abbildung 2), der mittlerweile in einer produktiv eingesetzten Software verwendet wird.

Bei dem Prototyp handelte es sich um einen Spring Boot [2] basierten Microservice, der zunächst nur über Postman-Aufrufe zu bedienen war. Diese Komponente wurde in mehreren Sprints evolutionär weiterentwickelt und erweitert. Nach erfolgreichen Tests und erstem positiven Feedback von Pilotkunden wurde der Prototyp zu einer „echten“ Anwendung weiter ausgebaut (vgl. Kasten „Cutover Application“). Weitere Microservices kamen dazu, u. a. eine Komponente, in der die BPM Workflow Engine eingebettet wurde.

Cutover Application (CORA)

Technologie - Die Natuvion CORA ist eine Mehr-Mandanten- und multi-projektfähige, cloud-basierte Anwendung zur Planung, Ausführung und Steuerung von Cutover-Projekten. Zentraler Bestandteil der Cutover Application ist die automatisierte Transformation von excelbasierten Workflowdaten in BPMN-Dateien, die in einer integrierten BPM Workflow Engine zur Ausführung kommen. Natuvion CORA basiert auf einer modernen Microservice-Architektur. Für die grafischen Oberflächen wird mit SAP UI5 [3] die aktuellste UI Technologie der SAP verwendet, eine JavaScript Bibliothek, die einer Single Page Architektur (SPA) folgt. Die Bedienoberflächen kommunizieren mittels asynchronen REST-Aufrufen u. a. über WebSockets mit den Java-Komponenten, die die Integrations- und Geschäftslogik abbilden. Für die Java-Komponenten kommt Spring Boot zum Einsatz. Zusätzlich werden verschiedene Open Source Bibliotheken verwendet. Natuvion CORA wurde primär für den Cloud Foundry [4] Stack der SAP Cloud Platform entwickelt, dank ihres modularen Aufbaus ist sie jedoch Multi-Cloud-fähig und kann auf vergleichbaren Cloud-Infrastrukturen (z. B. Amazon AWS, Microsoft Azure, Google GCP) zum Einsatz gebracht werden.

Business Process Modeling (BPM) - BPM (Geschäftsprozessmodellierung) [5] beschreibt die Abstraktion von Geschäftsprozessen (oder Ausschnitte daraus). Die Prozesse werden mittels einer standardisierten Notation (BPMN) modelliert. Die aktuelle Version des BPMN-Standards, BPMN 2.0, wurde im Januar 2011 von der Object Management Group (OMG) verabschiedet und erlaubt die grafische Darstellung und darüber hinaus die Ausführung der Prozessmodelle. Die Tatsache, dass BPMN 2.0 schon seit Jahren unverändert zum Einsatz kommt, sagt viel über die Robustheit und Zuverlässigkeit dieser Technologie aus.

Der aktuelle Transformations-Microservice stellte einen REST-Controller für die UI zum Importieren des Cutover-Plans (Exceldatei) bereit. Das Hochladen und die Transformation der Exceldaten erfolgten in einem Schritt.

Fazit: Cutover-Prozesse – flexibel oder als standardisierter Prozessablauf?

Die Verarbeitung von excelbasierten Projektdateien zu ausführbaren BPM-Workflows bietet eine große Chance, um bisher angewendete, manuelle und damit fehleranfällige Praktiken ohne großen Aufwand zu automatisieren. Nüchtern betrachtet scheinen sich beide oben genannten Anforderungen zunächst auszuschließen. Glücklicherweise ist man jedoch nicht länger gezwungen, sich zwischen den beiden Optionen entscheiden zu müssen. Den Experten der Natuvion ist es gelungen, durch eine automatisierte Transformation der excelbasierten Daten in BPMN-konforme Daten die Stärken der beiden Welten effizient miteinander zu kombinieren: Einerseits bleibt Excel als Medium für die Fachabteilungen erhalten, andererseits werden dadurch BPMN-basierte Workflows erzeugt und in einer BPM-Engine standardisiert ausgeführt. Excel: Flexible Planung Die Planung der Cutover-Projekte erfolgt durch den Projektverantwortlichen weiterhin in Excel. Dies hält die Einstiegshürde niedrig und sorgt für die nötige Akzeptanz seitens der beteiligten Fachabteilungen. Außerdem lassen sich so bereits bestehende Ablaufpläne mit wenig Aufwand wiederverwenden.

Ausblick

Die vorgestellte Funktionalität ist Kernbestandteil der Natuvion CORA und hat bereits ihren produktiven Nachweis geliefert. Die Komponente wird kontinuierlich optimiert, u. a. wird die Anzahl der generierbaren BPMN-Artefakte ständig erweitert. Außerdem werden der Einsatz von Machine Learning innerhalb des Transformations-Algorithmus sowie Process Automation für die Ausführung wiederkehrender Service-Tasks evaluiert.