Standardisierung und Flexibilisierung von Cutover Prozessen

9.7.2018

Autor: Redaktionsteam

Natuvion hat mit der Cutover Application (CORA) eine Cloud-basierte Software entwickelt, die zur Planung und Ausführung von Projekten eingesetzt wird.

Projekte in der Cutover-Phase, also kurz vor Produktivsetzung, zeichnen sich durch einen engen Zeitrahmen aus. Oft werden dabei mehrere Testläufe ausgeführt, bevor es zum Produktivlauf kommt. Ein solcher Prozesslauf ist gekennzeichnet durch einen individuellen Umfang und Ablauf. Dabei laufen einerseits viele Einzelaktivitäten nach einem wiederkehrenden Muster ab, andererseits variiert die Anzahl und Dauer dieser Einzelaktivitäten je nach Umfang des jeweiligen Projekts. Bis zuletzt können sich Aktivitäten oder auch Projektphasen, bspw. durch unvorhergesehene Ereignisse noch ändern.

Wie meistert die Cutover Application die scheinbar gegensätzlichen Anforderungen „Flexibilität“ und „Stabilität“?

Aufgrund der volatilen Abläufe während des Cutovers greifen viele Cutover Teams nach wie vor auf Excel-basierte Projektpläne zurück, obwohl viele unterschiedliche Software-Lösungen zur Projektplanung und -steuerung verfügbar sind. Einerseits, weil Excel flexibel einsetzbar ist und über Unternehmensgrenzen hinweg in den Fachabteilungen bekannt ist, andererseits, weil spezielle Projektplanungswerkzeuge nicht flexibel genug, proprietär und teuer sind.

Der Einsatz von Excel zur Planung und Steuerung von Cutover-Projekten birgt aber auch entscheidende Nachteile:

Die Projektdatei wird dem Cutover Team meist auf einem gemeinsamen Verzeichnis zur Verfügung gestellt. Das gemeinsame Bearbeiten wird durch Excel aber standardmäßig nicht unterstützt, es kommt oft zu Sperrkonflikten und Missverständnissen, bspw. durch eingestellte Spaltenfilter
Die ExcelSheets sind oftmals sehr überladen, weil versucht wird, Informationen für Benutzer mit unterschiedlichen Rollen auf wenigen Seiten darzustellen
Die Planung des Prozessablaufs über Tasks mit Vorgängern, Nachfolgern, paralleler und sequentieller Verarbeitung kann mit Excel weder visualisiert noch vernünftig getestet werden
Eine proaktive Steuerung der Projektbeteiligten und Monitoring in Echtzeit ist mit Excel nicht möglich, da Aktualisierungen zur Projektausführungszeit manuell in die Projektdatei eingetragen werden. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig
Zusätzliche Informationen, bspw. für einen aktuellen Report an das Management, müssen aus den Laufzeitdaten manuell erstellt und aufbereitet werden, was eine weitere Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter darstellt

Cutover Projekte erfolgreich durchführen

Nach einer Vielzahl durchgeführter Cutover-Kundenprojekte durch Berater der Natuvion zeigt sich, dass eine erfolgreiche Projektdurchführung essentiell davon abhängt, dass alle Beteiligten immer von überall aus Zugriff auf alle relevanten Projektdaten haben und dadurch schnell auf eintretende Ereignisse reagieren können. Der Prozess muss dabei durch ein Werkzeug unterstützt werden, das folgenden Anforderungen genügt:

Prozessplanung und -ausführung durch eine Applikation
permanente und automatische Überwachung des Prozessablaufs und der Prozessperformance
Erkennung von Fehlentwicklungen nach ihrer Wichtigkeit, bspw. durch automatische Meldung von Ausnahmen und Vorfällen, die unmittelbares Eingreifen erfordern
gleichzeitige Meldung der aufgetretenen Fehler an alle relevanten Beteiligten
schnelle Kommunikationsmöglichkeiten unter den Projektbeteiligten
zentrale Dokumentation
Prozessdaten in Realtime inkl. Monitoring und Dashboard-Funktionalität
Möglichkeit zur schnellen und unkomplizierten Änderung von Prozessabläufen